会社トップの考えに触れることができ、やりがいの高い秘書という仕事ですから、転職後の仕事として秘書を目指すという人も多いでしょう。

今回は、秘書になりたい人が転職活動を成功させるためのノウハウについてご紹介していきます。

求人選びから応募書類、面接時までそれぞれコツを述べますので、しっかりとポイントを押さえて転職を成功させてください。

前職と転職先で担当範囲などに違いがあるか確認しておくべき

求人内容を見るときに、給与や待遇などの条件面も気になりますが、どのタイプの秘書の募集なのかを確認しておく必要があります。

秘書課としてグループで業務を分担して役職者を担当するのと、個人秘書という形で一人の役職者の業務を幅広く担当するのとでは、業務内容に大きな違いがあります。

個人秘書としての能力が高い人であっても、秘書課の一員として一部を担うのは自分の得意分野が活かせなかったり、仕事の進め方に制限があったりでやりにくいと感じる人もいます。

ベテラン秘書になればどちらも対応できますが、大切なのは自分の資質を見極めることです。

自分の能力が最大限に発揮できる秘書業務をやらせてもらえるかどうかを、求人を見極める際の一つの目安にしましょう。

医療秘書、弁護士秘書などは特殊と心得て

秘書と名がつく職種は多くありますが、秘書検定などの内容で想定されているのは、一般企業の役員秘書などです。

企業によっても異なりますが、例えば医療秘書は院長などのスケジュール管理をする人は別にいて、基本的には医療事務のような役割を果たすことが多いため、一般的な秘書とはかなり違います。

また、弁護士秘書も弁護士のスケジュール管理に限らず、弁護士補佐をするパラリーガルと職域が曖昧な点もあり、場合によっては秘書業務は少ないこともあります。

他には政治家秘書なども特殊性が高いです。

かなりの高度な専門知識が必要で、外部交渉などを任せられることも多いため、一般企業の秘書とは求められる役割が異なります。

秘書としての転職を考えるのであれば、「〇〇秘書」という名称よりも業務内容や職域の確認は必須です。

企業によっては、秘書とつかない事務職でも、実際に秘書業務がメインという場合もあります。

業務内容が企業によって異なるからこそ客観的目安が必要

秘書に求められる役割は企業や役員によっても異なります。

そのため、応募段階では正直その役割をすべて見極めるのは難しい面もあります。

ただし、企業に判断してもらうためにも、どんな仕事を行ってきたのかを明確に伝える必要があります。

職務経歴書を書くときは、業務内容についてできるだけ詳細に記載した方が良いでしょう。

注意点としては長々と書いてわかりにくい経歴書にならないよう、端的な言葉でまとめることです。

そして、具体的な数字を入れるなどして客観的に判断しやすい工夫が必要です。

また、秘書課全体で同じ役職者を担当していたのか、それとも一人の役職者についていたのかなどを述べることで、業務内容の範囲や深さの客観的な目安になります。

応募書類の段階で明記するようにし、面接で詳細を述べられるようにしておきましょう。

資格は秘書検定2級以上。取得しやすいからぜひ取っておこう

秘書の資格として有名なのは秘書検定と呼ばれるものがありますが、これがなければ秘書業務ができないというものではありません。

ただ、試験内容としては実務に沿ったものが多く、秘書であれば知っておきたいことがよく出題されています。

必須ではありませんが、比較的取得しやすく持っている人も多いため、最低でも2級がある方が好ましいです。

ない場合は実務経験が何より求められますので、未経験では難しいでしょう。

また、準1級からは面接試験もあり、かなり緊張感のある場で面接を受けることになりますので、転職の面接で緊張してしまいがちな人は度胸をつけるために受けておいても良いかもしれません。

他には、事業の海外展開をしている企業の役員秘書であれば、英語力は必須になります。

TOEIC800点以上あれば強みとしてアピールできるでしょう。

個人秘書であれば、担当役員によっては特殊なスキルが求められることもあります。

その場合は、求人票にその旨記載してあることも多いので、求人内容をしっかり確認するようにしましょう。

面接ではコミュニケーション能力と社内外の人との調整力を判断される

面接では秘書としてふさわしい品格と感じの良さを見られていますが、それは必要最低限の条件です。

終始にこやかで姿勢を正し、凛とした態度で面接に臨みましょう。

また、それ以上に大切なのはコミュニケーション能力と社内外の人ともうまくやれる調整力です。

秘書は、忙しい役員の時間の合間を見計らって、スケジュール確認や報告事項などを短い時間で伝える必要があります。

そのため、上司の不在中にあった出来事や人から聞いた内容をわかりやすくまとめて伝えるスキルと、上司である役員の指示をすぐに理解して行動に移せる理解力も必要になります。

面接でも、相手の質問をしっかり理解し的確に返事ができるかどうかを見られます。

また、社内外のどんな人相手にも一定の態度で、上司の仕事がスムーズにいくように調整ごとをする機会も多いです。

冷静さな対応ができるのかどうか、少し答えにくい質問を投げかけるなどして判断される場合もあります。

どんな質問に対しても笑顔で冷静に切り返しができるように心がけましょう。

秘書の転職を成功させたいなら転職エージェントを使うべき

秘書は比較的人気が高い職種ではありますが、募集数の絶対数が少ないというデメリットもあります。

企業1名の募集ということもあり、狭き門とも言えるでしょう。

転職を焦る気持ちは分かりますが、じっくりと腰を据えた転職活動が必要です。

ハローワークや求人誌での転職活動のように、こちらから探しに行くというスタンスでは、たまたま良い求人がない限り巡り合うことができません。

それよりも、転職エージェントからの紹介を受けた方が、優良求人に出会う確率がアップします。

転職エージェントでは、あらかじめ希望の条件やスキルなどを登録しておくことで、適切な求人がアップされた段階でエージェントが紹介をしてくれます。

今の仕事をしながらの転職活動で忙しいという方にも、かなりメリットが大きい方法となります。

最後に

いかがでしたか?今回は、秘書の転職を成功させるためのノウハウをご紹介しました。

やりがいの高い秘書の仕事を手に入れるためにぜひ参考にしてみてください。

転職エージェントを使って効率的に転職しよう

いざ転職をしようとしても転職活動はやることが非常に多いです。

求人探し、応募書類の作成、面接対策などなど・・・

転職活動の準備だけで疲れてしまいますよね。

そこでオススメの方法は、転職エージェントを使った転職活動です。

面倒な作業を、全てプロに任せることができます。

転職エージェントって何?

転職エージェントとは、企業と求職者のマッチングを行う人材紹介サービスです。

転職のプロが転職成功のサポートをしてくれます。

例えば・・・

  • 求人選び
  • 非公開求人の提供
  • 会社の裏情報も分かる
  • 応募書類の作り方
  • 面接対策
  • スケジュール調整
  • 年収交渉

このような面倒なことも、転職エージェントは全てサポートしてくれます。

「でも、利用料金が高いのでは?」

心配いりません。転職エージェントの利用に料金は一切かかりません。

転職エージェントは無料で使える

転職エージェントの費用は、成功報酬として採用した企業が支払う仕組みです。

そのため、転職者の利用料は0円、無料で利用することができます。

無料なので、利用することにリスクはありません。

自分の市場価値に合った転職先が見つかる

あなたのスキルを総合的に判断し、最適な転職先を探す手伝いをしてくれます。

現状より好条件の企業、年収アップが可能な業界や職種も見つかりやすくなるでしょう。

自分では思いもよらなかった業種、違う職種に出会うことも可能です。

非公開の求人に応募できる

転職エージェントの求人は、80-90%が公開されていない非公開の求人です。

ハローワークや転職サイトでは見つからない、優良な求人に応募できます。

応募企業の裏情報を知ることができる

求人票だけではわからない、業界の動向や企業の方向性、成長性の情報。

転職企業の社風、社内の雰囲気、といった裏情報まで、幅広く教えてもらえます。

全ての求人は転職エージェントが審査済みのため、怪しい会社やブラック企業に引っかかる心配もありません。

書類選考の通過率が格段にアップ

キャリアアドバイザーが履歴書・職務経歴書を書くためのサポートを行ってくれます。

一人悩むことなく応募書類が作成ができるだけでなく、プロの目線から人事担当者を引きつける書き方を教えてくれます。

プロに添削を受けた応募書類により、書類選考の通過率が格段にアップします。

面接対策もバッチリ

面接に不安を感じる方のために面接指導を行ってくれます。模擬面接で予行演習も可能です。

応募する企業の面接情報や過去の質問事項・注意点なども事前に教えてくれます。

万全の面接対策により、本番の面接に安心して望むことができるでしょう。

面倒な企業とのやりとりは全てお任せ

在職中に転職活動をする場合、平日の仕事中に転職先企業と連絡がとりにくいのが普通です。

しかし、転職エージェントを使えば、面接スケジュール調整や連絡事項などは不要です。

転職企業とのやりとりは全てお任せできます。

年収アップや待遇の交渉も可能

一人で転職活動をする場合、応募先の企業に年収・待遇の交渉は言い出しにくいですよね?

こういったデリケートな交渉も、全て転職エージェントに任せることができます。

おすすめの転職エージェントは?

転職エージェントはリクルートエージェントがおすすめです。

リクルートエージェントは全国に拠点を持つ、転職エージェントの大手です。

求人サービスに強いリクルートグループによる、安心の実績と豊富な求人数が魅力です。

転職成功の実績 No.1

31万人を超える多くの転職者を成功に導いた、安心の転職ノウハウがあります。

1977年創業の歴史と実績により、企業との太いパイプがあるため圧倒的な求人数を誇ります。

業界トップクラスの求人数

全国160,000件以上の求人数があるため、どの業界でも求人探しに困ることがありません。

多くの求人情報を比較・検討することができるため、年収アップや理想の待遇の会社が見つけやすいです。

非公開の求人も100,000件以上あります。

リクルートエージェント限定の求人も多数あり、他では応募できない求人に出会うことができます。

成功実績No.1のサポート

業界・職種に対する専門的な知識をもった、実績豊富なキャリアアドバイザーによる安心のサポート。

自分が自覚していない、転職に有利なスキルや強みを導き出す手伝いをしてくれます。

ご自身の経験や思考に応じて、最適なキャリアプラン・転職先を見つけ、転職の成功に導きます。

キャリアアドバイザーからも、転職先の企業に強みをアピールしてくれます。

企業との交渉は全てお任せ

面倒な面接のスケジュール調整や、企業とのやり取りも全てお任せできます。

言いづらい年収交渉や、転職先に求める希望・要望なども、お任せできるので安心です。

他社では教えてくれない社風や残業時間の詳細など、転職先の情報提供もしてくれます。

入社日の調整、退職手続きのアドバイスまで、転職完了まで全面サポートしてくれます。

転職のプロを味方につけよう

一人で転職活動をする場合、孤独な戦いになります。

不採用が続いたり、悩んだ時にも誰にも相談できません。

転職エージェントを使うことで、いつでも転職のプロに相談できる環境が手に入ります。

プロの転職エージェントを味方につけることで、一人で転職活動をするよりも、安心して効率的に転職活動ができます。

心強い転職エージェントと一緒に、転職を成功させましょう。

転職エージェントの利用は全て無料です。まずは相談だけで利用するのもいいと思います。

プロに相談することで、新たな未来が切り開けるかもしれません。