転職して受付業務に携わりたい、そう考えている人は応募書類の作成や面接対応をどのように行っていくべきでしょうか?

特別な経験や資格が不要な受付業務ではありますが、企業の顔として企業イメージに大きな影響を与えるポジションのため、他の社員以上に高いビジネスマナーや接遇スキルが求められる職種でもあります。

受付にはアポイントありの客だけでなく、アポイントなしでの来訪、飛び込み営業や業者対応などもあります。

イレギュラーなことも多いので、マニュアルだけでなくその場での判断力や柔軟な対応も必要になります。

クレームなど突然怒って押しかけてくる来訪者もいますが、慌てず適切な部署への連絡をするなど冷静な対応も求められます。

これらを踏まえて、応募書類や面接で自身に受付としての適性があるという点をアピールしていきましょう。

応募書類は丁寧に美しく書くこと

応募書類の作成はWeb応募で完結するものでなければ、履歴書は手書きで作成するのがおすすめです。

受付業務はワードやエクセルなどの基本的なパソコン操作は求められますが、対応がない時間にDMやお礼状などの作成を依頼されることもあります。

字が美しく書けるのはアピールポイントになります。

上手でなくてもいいので丁寧に相手が読みやすい字を書くように心がけて作成すると、人柄や品の良さなどが伝わりやすくなります。

字の形の良し悪しではなく、相手への心配りができるのかという点で見られています。

受付業務は第一印象重視だから身だしなみ対策をばっちりと

受付の仕事はやはり第一印象が非常に大切になります。

受付の印象やほんの数秒の対応で、その企業のイメージを決定づけるほどの大きな威力を持っているからです。

面接でも身だしなみには十分気をつけて臨むようにしましょう。

髪形は耳や眉毛を出す、長い場合はシニヨンにするなどして清潔感を演出します。

髪色も明る過ぎはNGで、企業によっては黒髪でないとだめという厳しいところもあります。

メイクな濃過ぎてもだめですが、リップはきちんと塗るなどしてきちんとした感じを心がけましょう。

また、受付表の記入を促すなど来客に手元を見られることも多い仕事ですから、ネイルも短めに美しく整えるなどして細部にまで気を遣うようにしてください。

服装はスーツが基本で、受付業務の場合は圧倒的にスカートスーツが好印象になります。

膝がでない丈の上品なスカートスーツを選びましょう。

言葉遣い・話し方は日頃から意識して

受付業務で見た目とともに大切なのは言葉遣いや話し方です。

声のトーンは高めで優しさがありながらも、ハキハキとしている方が的確な応対ができる人という印象を与えます。

正しい敬語が使えるだけでなく、一歩先行く品の良い言葉のチョイスができるところまで達していると面接官に「おっ」と思われます。

これらは面接対策用に付け焼き刃的にやっても意味がありません。

採用になった場合は仕事上で必ず使うスキルになるわけですから、日頃から言葉遣いや話し方を意識しておきましょう。

業務以外でこれらのスキルを身につけたいという場合は、日本語検定、敬語力検定、マナー検定などなど様々な民間資格が存在しています。

転職に直結するわけではありませんが、実用性という意味では有益なものです。

面接を突破して仕事にも活かせるという点でチャレンジされてみても良いでしょう。

高いホスピタリティは面接全体を通じてアピール

受付業務には高いホスピタリティが求められると言われていて、いわゆるおもてなしの心や思いやりのある対応ができるのかどうかということです。

これは何をしたらよいということではなく、面接全体を通じて相手の話に耳をしっかりと傾けて聞く、丁寧で聞き心地のよい話し方をする、相手が不快に感じるような言動をしないなど常に相手の立場に立った心がけが必要です。

それは例え面接の場であっても同じで、そういった心づかいが言動に表れている人が受付としての適性があると判断されることになります。

受付希望者の退職理由

退職理由は多くの面接で聞かれる質問になり、受付業務であっても同様です。

前職での給与や待遇、労働条件等の不満を述べるという観点ではなく、業務内容に触れて「こんな仕事をしたかったから退職した」とポジティブな理由を述べるようにしましょう。

<回答例>

前職ではクリニックの受付にて、患者対応、電話応対、院長のスケジュール管理等の業務を行ってきました。

勤務先は外国人の方が多い地域にありましたので、外国人の患者さまにも対応できるよう得意の英語力のさらなる向上のために勉強を続けてきました。

ただ実際には外国人の患者さまが来られる機会が少なく英語力を活かすことができなかったため、英語を活かせる受付の仕事に就きたいと退職を決意しました。

志望動機には受付の魅力と企業の強みを加えよう

志望動機は応募書類にも記載しますし、面接でも序盤で必ず聞かれる質問です。

志望動機では、志望する理由として応募先の特徴、強みを挙げ、自身が応募先で活躍できる根拠を付け加えましょう。

<回答例>

受付という仕事は企業の顔として、企業イメージを左右する大切な役割を担っているやりがいがあるという点に魅力を感じます。

御社はグローバルな事業展開をされており様々な外国のお客様が来られることが多いため、得意の英語力とこれまでの受付業務で培ったホスピタリティが活かせるものであると確信いたしました。

業界を代表する企業の顔として、責任をもって受付業務に取り組んでいきたいと思います。

応募書類の添削や面接対策は転職エージェントを利用して

受付業務は残業が少ない、綺麗なオフィスで働けるなどの理由で女性を中心に人気が高い仕事です。

応募者が殺到すれば書類選考で不採用になることもあり、面接でもハイレベルな争いを強いられるということはあります。

希望の企業への転職を成功させるためにも、応募書類の作成アドバイスを受ける、面接対策を行うなどしてしっかりとアピールできるようにしておきましょう。

転職エージェントを利用した転職活動であれば、応募書類の添削から面接対策、求人紹介まで転職活動を全面的にサポートしてくれます。

どのサービスも無料で利用できますからぜひ活用してください。

最後に

いかがでしたか?今回は、受付業務の応募書類・面接対策についてご紹介しました。

企業の顔としてやりがいを感じながらもワークライフバランスが叶いやすい職種でもあります。

転職が成功するよう対策を講じておきましょう。

転職エージェントを使って効率的に転職しよう

いざ転職をしようとしても転職活動はやることが非常に多いです。

求人探し、応募書類の作成、面接対策などなど・・・

転職活動の準備だけで疲れてしまいますよね。

そこでオススメの方法は、転職エージェントを使った転職活動です。

面倒な作業を、全てプロに任せることができます。

転職エージェントって何?

転職エージェントとは、企業と求職者のマッチングを行う人材紹介サービスです。

転職のプロが転職成功のサポートをしてくれます。

例えば・・・

  • 求人選び
  • 非公開求人の提供
  • 会社の裏情報も分かる
  • 応募書類の作り方
  • 面接対策
  • スケジュール調整
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このような面倒なことも、転職エージェントは全てサポートしてくれます。

「でも、利用料金が高いのでは?」

心配いりません。転職エージェントの利用に料金は一切かかりません。

転職エージェントは無料で使える

転職エージェントの費用は、成功報酬として採用した企業が支払う仕組みです。

そのため、転職者の利用料は0円、無料で利用することができます。

無料なので、利用することにリスクはありません。

自分の市場価値に合った転職先が見つかる

あなたのスキルを総合的に判断し、最適な転職先を探す手伝いをしてくれます。

現状より好条件の企業、年収アップが可能な業界や職種も見つかりやすくなるでしょう。

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非公開の求人に応募できる

転職エージェントの求人は、80-90%が公開されていない非公開の求人です。

ハローワークや転職サイトでは見つからない、優良な求人に応募できます。

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転職企業の社風、社内の雰囲気、といった裏情報まで、幅広く教えてもらえます。

全ての求人は転職エージェントが審査済みのため、怪しい会社やブラック企業に引っかかる心配もありません。

書類選考の通過率が格段にアップ

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一人悩むことなく応募書類が作成ができるだけでなく、プロの目線から人事担当者を引きつける書き方を教えてくれます。

プロに添削を受けた応募書類により、書類選考の通過率が格段にアップします。

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面接に不安を感じる方のために面接指導を行ってくれます。模擬面接で予行演習も可能です。

応募する企業の面接情報や過去の質問事項・注意点なども事前に教えてくれます。

万全の面接対策により、本番の面接に安心して望むことができるでしょう。

面倒な企業とのやりとりは全てお任せ

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しかし、転職エージェントを使えば、面接スケジュール調整や連絡事項などは不要です。

転職企業とのやりとりは全てお任せできます。

年収アップや待遇の交渉も可能

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こういったデリケートな交渉も、全て転職エージェントに任せることができます。

おすすめの転職エージェントは?

転職エージェントはリクルートエージェントがおすすめです。

リクルートエージェントは全国に拠点を持つ、転職エージェントの大手です。

求人サービスに強いリクルートグループによる、安心の実績と豊富な求人数が魅力です。

転職成功の実績 No.1

31万人を超える多くの転職者を成功に導いた、安心の転職ノウハウがあります。

1977年創業の歴史と実績により、企業との太いパイプがあるため圧倒的な求人数を誇ります。

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全国160,000件以上の求人数があるため、どの業界でも求人探しに困ることがありません。

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リクルートエージェント限定の求人も多数あり、他では応募できない求人に出会うことができます。

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ご自身の経験や思考に応じて、最適なキャリアプラン・転職先を見つけ、転職の成功に導きます。

キャリアアドバイザーからも、転職先の企業に強みをアピールしてくれます。

企業との交渉は全てお任せ

面倒な面接のスケジュール調整や、企業とのやり取りも全てお任せできます。

言いづらい年収交渉や、転職先に求める希望・要望なども、お任せできるので安心です。

他社では教えてくれない社風や残業時間の詳細など、転職先の情報提供もしてくれます。

入社日の調整、退職手続きのアドバイスまで、転職完了まで全面サポートしてくれます。

転職のプロを味方につけよう

一人で転職活動をする場合、孤独な戦いになります。

不採用が続いたり、悩んだ時にも誰にも相談できません。

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心強い転職エージェントと一緒に、転職を成功させましょう。

転職エージェントの利用は全て無料です。まずは相談だけで利用するのもいいと思います。

プロに相談することで、新たな未来が切り開けるかもしれません。