転職先で迎える勤務初日は、新しい環境へ適応できるかどうか緊張と不安で胸がいっぱいです。

ついうっかりして焦りやすい日でもあるでしょう。

事前に転職先から準備するよう指示されているものもありますから、早めに準備しておき、忘れ物がないようにしておきたいですね。

提出書類については企業によってさまざまですが、おおむね共通して求められるものがあります。

一般的なものについては、提出を依頼される理由まで覚えておくようにすると、早めの行動につながりますよ。

そこで今回は、正社員転職の初日に提出を求められることが多い書類を解説します。

年金手帳原本又はコピー

年金手帳の原本又はコピーの提出を求められることもあります。

原本を提出する場合は、年金手帳自体を会社保管するため必ず原本がいります。

ただ、原本保管する企業ばかりではなく、社会保険の手続き上「基礎年金番号」がわかればいいという場合もあり、その場合は基礎年金番号記載ページのコピーで足ります。

コピーの場合は、下手に原本を持ち歩いて紛失しないよう、事前に取っておくといいでしょう。

どちらの対応になるのかは転職先次第ですから指示をしっかり確認しましょう。

源泉徴収票

年途中で転職する場合は、前職の所得と転職先での所得を合算してその年の年末調整を行うケースがありますから、前職の源泉徴収票を提出します。

主な注意点としては、「退職所得」ではなく「給与所得」のものであること。

退職金は転職先で年末調整できませんから、必要に応じて自身で確定申告することになります。

また、無職期間のない転職で給与締切日などによっては、前職での最終給与がまだ確定しておらず、源泉徴収票の発行が間に合わない場合も十分にあり得ます。

その場合は前職に源泉徴収票の送付時期を確認し、それを転職先に伝えるのがベストです。

転職先としても、年末調整時期に間に合えば問題ないことがほとんどなので理解してくれるでしょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険の手続きに必要なのが「雇用保険被保険者証」です。

退職時に前職の担当者から渡されているはずですが、小さいサイズで紛失しやすいので早めに探しておきましょう。

失業手当の受給を受けた人は「雇用保険受給資格者証」と混同しやすいですが、手続きに必要な雇用保険番号は、「雇用保険被保険者証」に記載されています。

受給資格者証は失業手当を受けるために必要なものなので、間違わないようにしましょう。

被保険者証を紛失した場合はハローワークで再発行してもらえますが、被保険者番号がわかる書類や、履歴書の前職履歴から番号をさかのぼって検索してもらえる場合もあります。

転職先の担当者に代用できるものがないか聞いてみるなどしてもいいでしょう。

転職初日に紛失したことを言いたくない場合は、あらかじめハローワークで再発行手続きをしておくのが無難です。

マイナンバーカード・通知書等のコピー

マイナンバーカードや通知書などの、マイナンバーがわかる書類のコピーの提出も求められます。

主な注意点としては、家族を扶養に入れる場合などに自分以外のマイナンバーも必要になるということ。

事前に家族に伝えておき、準備してもらうようにしましょう。

ただ、健康保険の扶養手続きは、入社した後にしっかり説明を受けたうえで行うことも多いので、不明点があれば担当の人に必要書類など確認してから動き出すことも大切です。

初日にすべての書類提出が必要な場合は、もれなく準備しておきたいので、わからないことは電話やメールで総務課に問い合わせるなどしましょう。

身元保証書

従業員が何か会社に損害を与えた場合の賠償責任を担保するため、身元保証書の提出を求められることがあります。

正社員で転職する場合には多くのケースで求められるごく一般的な書類なので、怪しいものだと思う必要はありません。

ただし、保証人の条件として「親族のうち仕事をしている人」「現住所が従業員と異なる人」など、企業によって決められており、慌ててそろえようとすると間に合わないこともあります。

例えば親に保証人を頼もうと思っても、すでに定年退職していて無職のため保証人になれないことも。

その場合は県外に住む親族に書類を送ってサインしてもらう必要もあり、時間的なロスが発生する可能性もありますから、早め早めに依頼しておきましょう。

給与振込依頼書

給与振込をする場合に口座情報が必要になります。

口座情報の注意点としては、企業によって提携金融機関が異なるということ。

自分がいつも使っていた金融機関の口座が必ず使えるわけではなく、企業ごとに指定された金融機関があります。

入社してしまうと平日の昼間に口座開設の手続きに行く暇がありませんから、入社前に必ず確認して、指定金融機関に口座を持っていない場合は開設しておくようにしましょう。

ゆうちょなど全国に支店がある金融機関であっても、企業によっては給与振込先に指定できないこともありますので注意しましょう。

契約書や誓約書などその他の書類

ここまでご紹介した書類以外にも、雇用契約書にサインをしたものや、誓約書などもあります。

他にも転職先独自で提出を求められる書類もありますから、チェックリストを確認し、不足がないようにしておきましょう。

書類提出自体は入社手続きを行う総務課などの事務部でおこないますが、あまりに不備があると直属の上司に事務部から指導が入ることもあります。

事務部所属でなくても印象が悪いので、社会人らしくしっかりとそろえておきたいですね。

入社までに不安があればエージェントに相談しても

転職エージェント経由で転職活動をしていると、入社までのフォローもおこなってくれるため、事前に何を気を付けたらいいのかなど不安があればアドバイスを求めることもできます。

エージェントの仕事は求人紹介して終わりではなく、入社してしっかりと働き始めるまでのサポートを行うこと。

担当のキャリアコンサルタントの方に入社日の注意点なども聞いてみましょう。

最後に

いかがでしたか?今回は転職初日の提出書類について解説しました。

たかが書類と思うかもしれませんが、入社手続きに必須のもの。

スムーズな手続きのためには従業員がしっかり準備しておくことが大切です。

書類を適当に集めておいて不備が多いと「社会人としてちょっと…。」と思われてしまいますよ。

ぜひモレのないように準備しておきましょう。

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