転職活動中は、企業の人事担当者とメールのやり取りが発生することがあります。

整理しながらメールの返信をおこなうようにしないと、いつの間にかメールフォルダーがいっぱいに。

思いもよらぬミスにつながる可能性がありますから注意が必要です。

転職活動の段階からメール整理術を身につけておくと、転職後にも役立ちますよ。

今回は、転職活動中から意識したいメール整理のポイントを紹介します。

メール整理術を身につけないとどうなる?

まずは、「なぜメール整理を気にする必要があるのか。」という点についてお話します。

メール整理術を身につけておかないと、どんな事態に発展する可能性があるのでしょうか。

企業の人事担当者から送られてくる重要メールを見逃す

返信し忘れは、転職活動中のメールマナーとして、もっともやってはいけないこと。

大量のメールを整理せずそのままにしておくと、企業の人事担当者から送られてくる重要なメールを見逃し、ビジネスマナーがなっていないと思われるでしょう。

今後のキャリアに関わってくることだと言えますね。

返信が遅くなってしまう

返信をしないだけでなく、遅れてしまうのもNG行為です。

メールBOXに大量のメールが入っていると、優先順位がうまくつけられず、大事なメールの返信が後回しになってしまいます。

企業の人事担当者はスムーズに採用活動をすすめていきたいと思っていますから、返信が遅いと困るでしょう。

転職活動に関わらず、メールの返信は24時間以内におこなうのが基本。

仕事上のメールなら土日を挟む場合はOKですが、私用メールアドレスなら対応できますよね。

必ず24時間以内に返すようにしましょう。

転職した後に困ることも

メールの整理術は、基本的なビジネススキルの一つです。

職種によっては社内外問わず大量のメールをやり取りするケースもあり、メール処理だけで1日が終わってしまうなんてことも。

メールをサクサク整理できないと焦ってしまう可能性がありますから、身につけておいて損はないスキルと言えるでしょう。

転職直後は仕事に慣れるまで大変ですから、少しでも効率よく仕事をすすめる術を身につけておきたいですね。

転職後の評価にもかかわる重要なスキルでしょう。

大量のメールを整理するコツ

ここからは、大量のメールを整理するコツを紹介します。

転職活動中はもちろん、転職して仕事をバリバリこなすようになってからも、仕事効率アップのために使える術なので、ぜひ身につけておきましょう。

どんな点を意識してメール整理をおこなえばいいのでしょうか。

不要なメールはさっさと削除しよう

転職活動中に利用するメールアドレスは、会社のものを使うのはご法度。

自宅のパソコンなどで主に使う私用メールアドレスが基本ですよね。

私用のメールBOXには、会社用のものと異なり、返信不要なメールが多いため、早めに削除してしまいましょう。

部屋の片づけや整理をおこなうときも、まず「捨てる」ことから始めるのがコツです。

捨てる前に整理しようとしても効率が悪いため、要、不要をチェックして、メールBOX内をすっきりさせるところからスタートです。

メルマガなどは自動振り分けに任せる

自己啓発のために定期購読しているものや、ネットショップの購入先からメールマガジンが届くことがあるでしょう。

特に無料のメールマガジンは気軽に登録できてしまうため、いくつもの情報が毎日大量に届くことがあります。

これらをいちいち振り分けるのは手間なので、自動振り分けに任せるのが一つ。

また、ネットショップで物を買うときはメルマガ登録の希望有無を確認されますから、面倒でも「希望しない」にチェックしておくことも大切です。

細かくわけ過ぎないこと

受信したメールをフォルダごとにわける人は多いでしょうが、フォルダを細かくわけ過ぎるとかえって非効率です。

例えば、応募先企業ごとにフォルダわけするのはナンセンス。

転職活動では10社、20社は当たり前に応募していきますから、わざわざフォルダをわけておくことで、手間が増えてしまうでしょう。

フォルダをわける場合は、3つ程度がベスト。

どんなに多くても5つ以内のフォルダには抑えたいですね。

わけ方は自分がわかりやすい方法で構いません。

例えば「今すぐ返信が必要な緊急性の高いもの」「急ぎではないが重要なもの」「1週間くらいを目安にゆっくり処理すればいいもの」。

このようにわけておけば、優先順位が明確になり、企業からの重要メールの見逃しや返信遅れが防げるはずです。

添付された重要資料は資料として保存

面接場所の案内や地図など、転職活動中に必要な資料がメールで添付されてくることもあります。

この場合、メールを削除しなければいつでも資料を見れるわけですが、面接直前になってメールを探すと時間がかかってしまいます。

添付資料がついているメールであれば、資料そのものをパソコンのフォルダーに保存するなどして、わざわざメール検索をしなくて済むようにしておきましょう。

仕事でも同じ考え方です。

ほかの職員とも共有できるような資料であれば共有フォルダーに、自分だけで使うけど重要な資料はマイフォルダーなどに保存しておくといいですね。

応募企業とのやり取りで困ったら転職エージェントを頼ろう

応募企業とメールのやり取りが発生した場合、「この場合はどう答えるのがいいのだろう?」など立ち止まってしまうこともあります。

そのときは、転職支援のプロであるエージェントを頼るのが正解。

適切な対応をアドバイスしてくれます。

また、エージェント経由での応募なら、面接の日程調整などを代わりにおこなってくれるため、面接前に企業とやり取りする機会がぐんと減ります。

転職活動を効率的にすすめることができるため、在籍中の転職活動にもおすすめです。

最後に

いかがでしたか?転職活動も仕事もメールが当たり前に使われますから、整理術は身につけておくと役立ちます。

ミスをなくし、メール処理で貴重な時間を減らさないためにもぜひ参考にしてみてください。

転職エージェントを使って効率的に転職しよう

いざ転職をしようとしても転職活動はやることが非常に多いです。

求人探し、応募書類の作成、面接対策などなど・・・

転職活動の準備だけで疲れてしまいますよね。

そこでオススメの方法は、転職エージェントを使った転職活動です。

面倒な作業を、全てプロに任せることができます。

転職エージェントって何?

転職エージェントとは、企業と求職者のマッチングを行う人材紹介サービスです。

転職のプロが転職成功のサポートをしてくれます。

例えば・・・

  • 求人選び
  • 非公開求人の提供
  • 会社の裏情報も分かる
  • 応募書類の作り方
  • 面接対策
  • スケジュール調整
  • 年収交渉

このような面倒なことも、転職エージェントは全てサポートしてくれます。

「でも、利用料金が高いのでは?」

心配いりません。転職エージェントの利用に料金は一切かかりません。

転職エージェントは無料で使える

転職エージェントの費用は、成功報酬として採用した企業が支払う仕組みです。

そのため、転職者の利用料は0円、無料で利用することができます。

無料なので、利用することにリスクはありません。

自分の市場価値に合った転職先が見つかる

あなたのスキルを総合的に判断し、最適な転職先を探す手伝いをしてくれます。

現状より好条件の企業、年収アップが可能な業界や職種も見つかりやすくなるでしょう。

自分では思いもよらなかった業種、違う職種に出会うことも可能です。

非公開の求人に応募できる

転職エージェントの求人は、80-90%が公開されていない非公開の求人です。

ハローワークや転職サイトでは見つからない、優良な求人に応募できます。

応募企業の裏情報を知ることができる

求人票だけではわからない、業界の動向や企業の方向性、成長性の情報。

転職企業の社風、社内の雰囲気、といった裏情報まで、幅広く教えてもらえます。

全ての求人は転職エージェントが審査済みのため、怪しい会社やブラック企業に引っかかる心配もありません。

書類選考の通過率が格段にアップ

キャリアアドバイザーが履歴書・職務経歴書を書くためのサポートを行ってくれます。

一人悩むことなく応募書類が作成ができるだけでなく、プロの目線から人事担当者を引きつける書き方を教えてくれます。

プロに添削を受けた応募書類により、書類選考の通過率が格段にアップします。

面接対策もバッチリ

面接に不安を感じる方のために面接指導を行ってくれます。模擬面接で予行演習も可能です。

応募する企業の面接情報や過去の質問事項・注意点なども事前に教えてくれます。

万全の面接対策により、本番の面接に安心して望むことができるでしょう。

面倒な企業とのやりとりは全てお任せ

在職中に転職活動をする場合、平日の仕事中に転職先企業と連絡がとりにくいのが普通です。

しかし、転職エージェントを使えば、面接スケジュール調整や連絡事項などは不要です。

転職企業とのやりとりは全てお任せできます。

年収アップや待遇の交渉も可能

一人で転職活動をする場合、応募先の企業に年収・待遇の交渉は言い出しにくいですよね?

こういったデリケートな交渉も、全て転職エージェントに任せることができます。

おすすめの転職エージェントは?

転職エージェントはリクルートエージェントがおすすめです。

リクルートエージェントは全国に拠点を持つ、転職エージェントの大手です。

求人サービスに強いリクルートグループによる、安心の実績と豊富な求人数が魅力です。

転職成功の実績 No.1

31万人を超える多くの転職者を成功に導いた、安心の転職ノウハウがあります。

1977年創業の歴史と実績により、企業との太いパイプがあるため圧倒的な求人数を誇ります。

業界トップクラスの求人数

全国160,000件以上の求人数があるため、どの業界でも求人探しに困ることがありません。

多くの求人情報を比較・検討することができるため、年収アップや理想の待遇の会社が見つけやすいです。

非公開の求人も100,000件以上あります。

リクルートエージェント限定の求人も多数あり、他では応募できない求人に出会うことができます。

成功実績No.1のサポート

業界・職種に対する専門的な知識をもった、実績豊富なキャリアアドバイザーによる安心のサポート。

自分が自覚していない、転職に有利なスキルや強みを導き出す手伝いをしてくれます。

ご自身の経験や思考に応じて、最適なキャリアプラン・転職先を見つけ、転職の成功に導きます。

キャリアアドバイザーからも、転職先の企業に強みをアピールしてくれます。

企業との交渉は全てお任せ

面倒な面接のスケジュール調整や、企業とのやり取りも全てお任せできます。

言いづらい年収交渉や、転職先に求める希望・要望なども、お任せできるので安心です。

他社では教えてくれない社風や残業時間の詳細など、転職先の情報提供もしてくれます。

入社日の調整、退職手続きのアドバイスまで、転職完了まで全面サポートしてくれます。

転職のプロを味方につけよう

一人で転職活動をする場合、孤独な戦いになります。

不採用が続いたり、悩んだ時にも誰にも相談できません。

転職エージェントを使うことで、いつでも転職のプロに相談できる環境が手に入ります。

プロの転職エージェントを味方につけることで、一人で転職活動をするよりも、安心して効率的に転職活動ができます。

心強い転職エージェントと一緒に、転職を成功させましょう。

転職エージェントの利用は全て無料です。まずは相談だけで利用するのもいいと思います。

プロに相談することで、新たな未来が切り開けるかもしれません。