転職活動では、複数の企業に同時応募するのが基本です。

そのため、やむを得ず辞退することもあります。

辞退のタイミングや連絡手段は、選考中と内定後など状況によって異なります。

そこで今回は、選考中、内定後それぞれの辞退を、いつどんなタイミングでおこなうのかについて解説します。

面接前など選考中の辞退方法

まずは、面接前や書類選考送付後など、選考そのものを辞退する方法を紹介します。

選考中の辞退は、面接までの日数や何の選考中かによってどんな手段を使うのが異なります。

自身の状況と照らし合わせて判断しましょう。

面接までの日数は何日？

選考途中で辞退したい場合は、次の面接までの日数によってメールか電話かを使い分けましょう。

次の面接があり、日数が3日以上あいている場合はメールでも可能です。

面接前々日～当日に辞退したい場合は電話でしっかり伝えるのがマナー。

このタイミングでメールにしてしまうと、いつメールを確認してもらえるかわからず、場合によっては当日ドタキャンと一緒になってしまいます。

面接の日程調整などで迷惑をかけることになるため、確実に連絡がつく方法を選びましょう。

最終面接前の辞退は電話

次の面接までに日があっても、最終面接や役員面接まで進んでいる場合は必ず電話で辞退しましょう。

そこまでの選考には、多くのコストや日程調整における負担が発生しています。

それを辞退するわけですから、メールでは不誠実な印象。

お詫びと、最終面接まで対応してくれた感謝の気持ちを丁寧に伝えるべきです。

書類選考を辞退したい場合は？

書類を送付してすぐに別の企業から内定をもらった場合など、書類選考を辞退したいケースも考えられます。

この場合は、電話ではなくメールがいいでしょう。

選考がおこなわれていない時点で、面接を実施してもいない応募者から電話をもらっても「誰でしょう？」状態。

メールの方が送付された履歴書と突き合わせて確認しやすいため、人事担当者も助かります。

メールで辞退するときの例文

メールで面接を辞退する場合は、下記の例文を参考にし、要件を端的にまとめましょう。

最後に連絡先を書いて送信します。

<例文>

お世話になっております。

〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいている△△と申します。

この度、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

面接の時間を確保していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

内定後の辞退方法

ここからは、すでに選考が終わっており、内定がでた後に辞退する方法です。

内定後の辞退は非常に心苦しいですが、複数応募が基本の転職活動においてはあり得ること。

人事担当者の方も仕方がないとわかってくれますので、何より丁寧にお詫びとお礼を伝えることを心がけましょう。

内定後は電話か訪問

内定がでた後の辞退をメールだけで済ますのはやめましょう。

内定をだしたのは「この人を採用したい！」と思ってくれたからこそ。

すでに人事担当者と顔を合わせているケースが多いでしょうから、電話か訪問で誠実に辞退したいですね。

基本的には電話辞退で十分ですが、先方から「直接会って話がしたい」と言われるケースも稀にあります。

担当者に特別お世話になったなど、自分の方から訪問して謝罪したいと考える場合もあるでしょう。

ただし、相手の負担もありますから、あらかじめ電話やメール連絡して日程調整してから。

アポイントなしで突然訪問するのは迷惑です。

「内定を辞退させていただきたいと思っているので、一度ご訪問して詳細のお話しとお詫びに伺いたいのですが」と伝えましょう。

「訪問まではけっこうです。」と言われたら、素直に電話口で済ませましょう。

電話で辞退するときの切り出し方

電話で辞退するときは、電話口にて氏名、面接日と時間、何の職種での応募だったかなどを述べ、誰からの電話なのか明確に説明します。

簡単に挨拶したら、「このたびの内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。」と切り出します。

そのあと、面接時間を確保してくれたことへの感謝とお詫びを述べましょう。

辞退の理由を聞かれた場合の対処法

メールも電話も、基本的に辞退理由については伝える必要はありません。

「都合により」「諸事情により」など曖昧でOK。

ただし、先方から理由を聞かれることもあるので、その場合は「他社から内定をいただきました。」などと正直に言ってもいいでしょう。

社名や詳しい条件面などは言わないのが無難です。

そこから掘り下げて聞いてくる担当者は稀ですが、答えにくい内容を聞かれた場合は「その件についてはお答えできません。」と、やんわり断りましょう。

人事担当者が離席中の場合

電話しても人事担当者が離席している場合はどうすべきでしょうか。

これについては、担当者がつかまるまで電話をかけ続けるべきだと言う人と、電話口に出た人に伝言をお願いすればいいと言う人と意見がわかれるところです。

前者の場合、確かに誠実ではありますが、何度も電話をかけることで電話対応をする人の負担になるリスクがあります。

後者の場合は、最初から伝言ありきで「いなくてラッキー」という雰囲気がでないよう、少なくとも1回は、あらためてかけ直すのがベターではないでしょうか。

対面で辞退するときの流れ、切り出し方

対面で辞退する場合、あらかじめ約束した時間に訪問し、受付で氏名と、担当者とアポイントがある旨伝えます。

手土産などは不要ですが、スーツで行くのがベター。

訪問の場合は辞退理由を伝えることが前提なので、先方が納得できる理由を用意しておきましょう。

転職エージェント利用時の辞退

転職エージェントを経由して応募いている場合、選考中か内定後の辞退に関わらず、転職エージェントに連絡します。

企業へ直接連絡するのに比べて負担が少ないでしょう。

連絡方法は、企業へ直接連絡する場合と同じように、状況に応じて使い分けましょう。

エージェントへの辞退連絡は、理由を詳細まで伝えるのが好ましいです。

何がネックになったのかを知ることで、エージェントとしても、次の紹介案件をより適切なものに修正できるからです。

今後どのように転職活動を進めていくのかを含め、エージェントに相談してみましょう。