会社を辞めるときの申し出は、直属の上司に直接申し出るのが最適な方法です。

社会人として当然の形だと言えるでしょう。

しかし、すぐにでも退職したい、出社して申し出ることが困難などで、どうしてもメールや電話で退職の申し出をしたいと考える人もいます。

今回は、メールや電話でも退職の申し出は可能なのか、その場合はどんな点に注意して申し出るべきかなど、メールや電話での退職の申し出方法について紹介します。

メールや電話での退職の意志表示の有効性

法律上、退職の意志表示は口頭でも可能とされており、伝える方法についての明確な決めごとはありません。

メールや電話であっても、意志表示としては原則有効であるとされています。

ただし現実的には、後々言った言わないの問題が発生したり、本当に本人からの申し出なのか、信憑性が問われる可能性もあります。

本人の署名がある退職届があれば意思表示の証明になるため、退職届を提出されることが多いのです。

また、会社の就業規則によって「退職の申し出は書面でおこなう」などと記載されているケースもあり、基本的には就業規則の規定に従うことがルールです。

就業規則違反として懲戒処分、たとえば退職金の不支給などが起こらないとも限りませんので、規則に沿うことが賢明と言えるでしょう。

辞めたい人がメールや電話で申し出るのはこんなとき

会社を辞めたい場合に出社するのは嫌かもしれませんが、可能な限り出社して申し出る方が、自分にとって何かと好都合です。

具体的には、退職手続きがその場で行えて必要書類を受け取れる、私物を引き取れる、職場の人に挨拶ができるといったことがあります。

しかし、どうしても出社したくない場合は、下記に該当するか考えてみましょう。

  • 体調不良で出社できない
  • パワハラ上司の暴力など身体的な危険がある
  • 親の介護などひとときも目を離せない状況で外出できない

基本的に、該当しない場合は嫌でも出社して申し出るべきですが、やむを得ない事情がある場合は、メールや電話で申し出ることも仕方がありません。

辞めたい人がメールや電話で申し出るときの注意点

メールや電話で退職を申し出るときは、どんな点に気をつければいいのでしょうか。

ここでは、申し出時に特に注意すべきポイントを紹介します。

退職届は後日必ず送付

メールや電話で退職の意思表示をする場合でも、後日退職届は送付しておく方が自分を守ることにつながります。

その際、退職届のコピーは必ず取っておくようにしましょう。

後々受け取っていないと言われないよう、内容証明郵便などで受け取りが確認できる送付方法を選ぶのが無難です。

退職の意志表示は明確に

「退職をさせていただきたいと思うのですが。」など、相談とも受け取れる曖昧な言い方は避け、「退職します。」と言いきりましょう。

誰から見ても明確な退職の意志表示だとわかることが、退職を成立させるために必要です。

メールや電話での申し出方

メールや電話で申し出るときは、下記の点を含めるようにし、例文を参考に簡潔に言いたいことをまとめるようにしましょう。

  • 退職の意志表示と退職日
  • 出社できないことへのお詫び
  • これまでの感謝の気持ち
  • 退職届や備品返却など手続き上のこと

<メールや電話で申し出る場合の例>

一身上の都合により、本日付で退職させていただきます。

本来は出社して申し出るべきところ、メールでの連絡となり大変申し訳なく思っております。

体調不良により出社することができず、このような形を取らせていただきました。

尚、退職届、会社備品等は早急に送付いたします。

今までお世話になり、ありがとうございました。

事務手続き担当の人とは話をすべき

上司に直接会いたくない、話もしたくないという場合でも、会社の総務課など事務手続きを担当する人とは話をしておく方がいいでしょう。

返却物が何なのか、退職金の申請や退職書類の提出はどうすべきなのか、退職時にはもろもろの手続きが発生するからです。

会社の人と一切話をしたくない場合

退職金も何もいらない、会社の人とは誰1人として話をしたくないという場合でも、離職票等で退職を確認するまでは、次の会社への転職時にトラブルに巻き込まれる可能性があります。

本来、退職の意志表示から2週間後には退職が成立しますが、会社によっては離職票を発行してくれないなどで自分が困ることも。

この場合は、ハローワークなどの公的機関に相談すると、会社に指導の連絡を入れてくれる、対処法を教えてくれることがあるので、まずは頼ってみましょう。

メールや電話で辞めるときも会社に必ず返却すべきなもの

メールや電話で退職が成立したとしても、会社への備品の返却等は必ず行わなくてはなりません。

返却物は会社や職種によって異なりますが、下記のようなものがあると思っておきましょう。

  • 健康保険証
  • 身分証明書、IDカード
  • ロッカーの鍵
  • 制服
  • そのほか、会社からの貸与物

会社からもらっておく必要があるもの

反対に、転職先で求められる、保険の切り替え手続きに必要になるなど、会社からもらっておくべきものもあります。

会社保管か自分がもっているかが異なるものがありますが、下記のものが手元にない場合は返却してもらう、発行してもらう必要があります。

  • 雇用保険被保険者証
  • 年金手帳
  • 離職票
  • 健康保険脱退証明書
  • 源泉徴収票
  • そのほか、未清算の経費など

退職したら速やかに転職活動を始めよう

無事退職が成立したら、速やかに転職活動を始めましょう。

無職期間が長引くほど、生活の困窮、焦りや不安による転職失敗、ブランクによる内定確率の低下などさまざまなリスクが発生します。

メールや電話での退職となってしまったのは、辛い経験だったことでしょうが、気持ちを切り替えて前向きに動きだす時期がきています。

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