普段の仕事では何となく使っていたけれど、転職活動中には「あれ?正式にはどうだっけ?」と立ち止まってしまうことが多いビジネスマナー。

新入社員でもないから今さら聞けないと困る人もいるでしょう。

今回は、転職活動中のビジネスマナーの中でも、特に応募書類作成時に迷うマナーについて、敬称の使い方や送付時の注意点などを紹介します。

基本の基本。「御中」の使い方

「御中」は、個人宛の「〇〇様」「〇〇部長」などと異なり、送付先の組織全体を指す言葉として使われます。

しかし、「〇〇株式会社 御中 △△様」といった使い方をする人もいて、これは間違いです。

なぜなら、御中は組織全体を指すと同時に、その中の特定の人が誰かわからないときに使うからです。

この場合はすでに誰かがわかっているため、「〇〇株式会社 △△様」とするのが正しい使い方。

「御中」と「様」は同時には使わないのだと覚えておきましょう。

部署名を省略するのは相手に迷惑

加えて、部署や課がわかっている場合はしっかり記載しましょう。

特に規模が大きい企業において部署が不明で個人宛に送られてきた郵送物は、誰に振り当てればいいのかわからず、郵便物の振り分けを担当する部署で困ることになります。

郵便物の振り分けを担当するのは、一般的に総務などの事務課で、送付先である人事課とは管理部門の仲間。

同部署内であることも多いためマイナスイメージを与える可能性もあります。

「御社」と「貴社」の違いを知ろう

「御社」と「貴社」も転職活動中によく使う言葉で、理解しておかないと間違えやすくなっています。

両者の違いは簡単で、「御社」は話し言葉で使い、「貴社」は文章中に使う言葉。

面接中では「御社」、履歴書や職務経歴書など応募書類作成時には「貴社」を使うのが一般的になります。

人事担当者とメールでやり取りするときも「貴社」を使うようにしましょう。

文章中に「御社」を使っても間違いではないとされているため、迷ったら「御社」を使うのもアリですが、使い分けできるにこしたことはありません。

役職名プラス「様」「殿」は正しいの?

社長、部長、次長など、役職名に「様」や「殿」をつけるのは正しいのか気になったことがないでしょうか。

ビジネスの場でもときどき見られる「〇〇社長様」といった使い方ですが、正式には、役職名に「様」「殿」はつけないのがビジネスマナーです。

役職名にはすでに敬称が含まれており、二重敬語になるからです。

たとえば、自社の部長宛てに外部から電話がかかってきたときのことをイメージしてみてください。

「〇〇部長はいらっしゃいますか?」と聞かれて「申し訳ございません。〇〇部長は席を外しております。」と答えることに違和感を感じませんか?

外部の人に対しては、自社の社員のことを「〇〇部長」ではなく「〇〇」と呼び捨てにするのがマナー。

そう考えると、役職名に敬称が含まれていて、続けて「様」「殿」をつけるのが不適切だと理解できるはずです。

どうしても丁寧にしたいなら

役職名に「様」「殿」をつけないのがビジネスマナーだと分かっていても、どこか乱暴なイメージがする、先方の知識不足で「様や殿はつけるのが正しい」と思われたらどうしようと、気になる方もいるでしょう。

その場合は、役職名を先にもってくる方法があります。

「取締役社長 〇〇様」という風に、社長を肩書として利用し、その後に個人名をもってくるなら、どの相手にも使える無難な方法と言えます。

「様」と「殿」はどちらを使えばいい?

個人につける敬称には「様」「殿」がありますが、広く使われているのは「様」です。

やみくもに「殿」を使うと、人によっては偉そうな印象を受け取る人もいるため避けるのが無難。

特に転職活動中は、自分は選考を受ける立場なので、「様」に統一して余計なマイナスポイントを与えないようにしましょう。

応募書類を送付する封筒のビジネスマナー

Web履歴書も増えてきましたが、まだまだ応募書類の直接送付を求める企業は多くあります。

履歴書と職務経歴書がしっかり入るサイズの封筒を利用し、宛名書きにも気を使いましょう。

細かい点ですが、封筒の書き方にもビジネスマナーを判断する要素が含まれていますよ。

封筒のマナーは特に下記の点に留意しましょう。

住所は都道府県から記入する

県外応募でなくても、都道府県名は省略しないのがマナー。

間違いではありませんが、「省略=応募企業への手抜き」と思われる可能性もあります。

たったの数文字ですから書いて損はありません。

法人格も省略しないこと

都道府県名以上に省略してはいけないのは企業名の省略。

株式会社、社会福祉法人など法人格も含めて正式名称をしっかり記載しましょう。

「応募書類在中」を記載

何の書類が入っている封筒かがわかると、担当者への振り分けがスムーズですし、緊急性が高い書類かどうかの優先順位もつけやすくなります。

書いていなくてマナー違反とまではなりませんが、ここまで書いてあれば基本的なビジネスマナーがあると思われます。

裏面に自分の氏名をしっかり書く

ときどきいるのが、裏面に自分の氏名を書いていない応募者です。

中身を見れば誰からの書類かわかりますが、受け取り側からすると、無記名の書類は不気味な印象。

住所の記載間違いなどがあったときに手元にしっかり戻すためにも、必ず自分の氏名、住所は書くようにしましょう。

切手の料金不足には注意

応募書類が多い場合などにあるのが切手の料金不足。

仕事をしながらの転職活動だと、郵便局の窓口で出す時間がなく、直接ポストへ投函することで起こるミスです。

直接投函する場合でも、重さはしっかり量っておきましょう。

書類が汚れないようクリアフォルダーなどに入れると重たくなるため、完全に送れる状態にしてから量るようにしてください。

その他

その他、応募書類を郵送するときには、細かい点をおろそかにしがちです。

切手が曲がっていないか、封筒に汚れや折り目がついていないかなどもチェックして送ります。

当然ながら、期限は厳守。

ギリギリになりそうなら速達で送るようにしましょう。

転職活動中のビジネスマナーに迷ったら

今回ご紹介した応募書類だけでなく、電話やメール、面接当日のマナーなど、転職活動ではあらゆる場面でビジネスマナーが問われることになります。

慌てて頭が真っ白にならないように、不安な点は事前に確認しておきましょう。

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