内定をもらって具体的な手続きに入ると、転職先から「退職証明書」という書類の提出を求められることがあります。

転職が初めての人や事務職以外の仕事に携わっている人の場合、聞き慣れない書類かもしれませんね。

そこで今回は、退職証明書の基礎知識を紹介していきます。

転職先から退職証明書を求められる理由や申請方法などをよく理解し、提出依頼があっても慌てないようにしましょう。

そもそも退職証明書ってどんな書類?

退職証明書は、退職したことを証明する書類で、労働者の請求によって企業に作成義務があるものです。

では、退職したことの証明とは一体どんなことなのでしょうか。

これについては、労働基準法で、下記の項目の証明を求められた場合は遅滞なく交付することが義務づけられています。

  • 1.使用期間
  • 2.業務の種類
  • 3.その事業における地位
  • 4.賃金
  • 5.退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)

5つの項目についてすべて証明するわけではなく、「労働者が請求した項目について」証明することになっています。

たとえば、使用期間と業務の種類のみ請求されたのに、企業側の勝手な判断で賃金や退職理由まで記載してはならないということです。

転職先から退職証明書を依頼されるケース

では、転職先から退職証明書を求められるのはなぜなのでしょうか。

内定者に対して退職証明書を依頼する企業はそれほど多くありません。

基本的には内定者から提出された履歴書や、入社手続きの際に提出してもらう雇用保険被保険者証などで履歴が確認できるからです。

ただ、過去に内定者が経歴を詐称していたことがありトラブルを回避したい、給与交渉の際に提示された賃金に嘘がないか確かめたいなど、「念のため」依頼することはあります。

見ず知らずの応募者を雇う際のリスクヘッジとして、退職証明書で確認するということですね。

公的機関が発行する書類ではありませんが、前の会社の社印が押されているため、それなりに信憑性が高い書類になります。

退職証明書を発行してもらう方法

退職証明書は前の会社に作成を依頼するわけですが、実際に作成してくれるのは総務課など従業員の事務手続きをおこなう部署になります。

担当がよく分からないという場合は、退職時に手続きをした部署に聞いてみましょう。

依頼時には、記載してほしい項目(前述した5項目のうちいずれか)と、いつまでに作成してほしいかを必ず伝えるようにします。

記載してほしい項目については、転職先に確認するのが確実です。具体的に何を知りたいのか、こちらでは判断できないからです。

年度替わりの時期など事務課は繁忙期になるため、その場で作成してもらえないことも。

余裕をもって依頼するようにしましょう。

また、郵送してもらう場合は、切手つきの返信用封筒に住所を書いてから依頼するのが、最低限のマナーでしょう。

退職証明書についてよくある誤解

退職証明書は、退職時にもらうさまざまな書類と混同されたり、どんな項目でも自由に記載してもらえるのではないかなど誤解されやすいものでもあります。

ここからは、退職証明書についてよくある誤解を紹介します。

希望しなければ作成されない

まずは大前提として「労働者の請求によって」企業に作成義務が生じる書類です。

つまり、希望しなければ勝手には作成されないということ。

「退職書類の中にそんなもの入っていなかった!」とは思わないようにしましょう。

離職票とは別もの

退職時に会社からもらう書類はいろいろありますが、中でも離職票と混同されやすいものでもあります。

理由としては、失業手当の申請時に離職票が手元にない場合、退職証明書で代用可能なケースがあるからです。

離職票は企業が作成したあとハローワークに提出し、一旦企業に戻ってきてから退職者に送付という流れになります。

退職してから離職票が手元に届くには1~2週間ほどの期間が必要なため、早急に失業手当の手続きをしたい場合などに使われるのです。

ただし、離職票と退職証明書はあくまでも違う書類。

混同しないようにしましょう。

退職前に証明してもらうことはできない

内定がでて、まだ今の会社を辞めていないタイミングで「早急に退職証明書をもらってきてください。」と言われることがあります。

経歴詐称などがあれば、入社前に確認しておきたいという考えがあるのでしょう。

これは、転職先の担当者に知識がない場合などに起こり得ることですが、正しくは、「退職予定の書類」になります。

退職の事実が発生する前に退職を「証明」することなどできず、しっかりした会社ほど気にします。

起きていない事実を社印を使って証明することは、とても無責任な行為だからです。

「退職証明書」ではなく、「退職予定証明書」などの別名称でも構わないか転職先に聞いてみましょう。

細かい話のようですが、会社からスムーズに書類を作成してもらうためにも大切なことです。

永久に発行義務があるわけではない

退職してしばらく仕事を離れて再就職する場合など、かなり前に働いていた会社の退職証明書を依頼されることがあります。

ここでの注意点としては、企業側に発行義務があるのは退職から2年という点です。

2年経つと時効が成立しており証明してもらえないことがあります。

この場合、まずは退職した会社に確認してみましょう。

2年以上前に辞めた人であっても、親切に対応してくれる会社は多くあります。

時効を理由に作成してもらえない場合は、転職先にその旨説明しましょう。

前職に発行義務がない以上、わかってもらえることがほとんどです。

内定後の困りごとは転職エージェントに相談

無事に内定をもらった後でも、今回ご紹介したような退職証明書の発行依頼など、「この場合はどうすればいいの?」という困りごとが発生することがあります。

周囲に分かる人がいればいいのですが、いない場合はどこに聞けばいいのか悩んでしまいますよね。

転職エージェント経由で応募している場合、内定後に困ったことがあっても相談することができます。

転職エージェントは転職して働き始めるまでをサポートしてくれるサービスなので、内定後の相談にも乗ってくれます。

安心して働き始めることができるよう、気兼ねなく質問してみましょう。

最後に

いかがでしたか?今回は、退職証明書に関する基礎知識を紹介しました。

転職先から必ず求められる書類ではないからこそ、いざというときに慌ててしまうことがあります。

求められた書類をスムーズに提出できるよう、ぜひ覚えておきましょう。

転職エージェントを使って効率的に転職しよう

いざ転職をしようとしても転職活動はやることが非常に多いです。

求人探し、応募書類の作成、面接対策などなど・・・

転職活動の準備だけで疲れてしまいますよね。

そこでオススメの方法は、転職エージェントを使った転職活動です。

面倒な作業を、全てプロに任せることができます。

転職エージェントって何?

転職エージェントとは、企業と求職者のマッチングを行う人材紹介サービスです。

転職のプロが転職成功のサポートをしてくれます。

例えば・・・

  • 求人選び
  • 非公開求人の提供
  • 会社の裏情報も分かる
  • 応募書類の作り方
  • 面接対策
  • スケジュール調整
  • 年収交渉

このような面倒なことも、転職エージェントは全てサポートしてくれます。

「でも、利用料金が高いのでは?」

心配いりません。転職エージェントの利用に料金は一切かかりません。

転職エージェントは無料で使える

転職エージェントの費用は、成功報酬として採用した企業が支払う仕組みです。

そのため、転職者の利用料は0円、無料で利用することができます。

無料なので、利用することにリスクはありません。

自分の市場価値に合った転職先が見つかる

あなたのスキルを総合的に判断し、最適な転職先を探す手伝いをしてくれます。

現状より好条件の企業、年収アップが可能な業界や職種も見つかりやすくなるでしょう。

自分では思いもよらなかった業種、違う職種に出会うことも可能です。

非公開の求人に応募できる

転職エージェントの求人は、80-90%が公開されていない非公開の求人です。

ハローワークや転職サイトでは見つからない、優良な求人に応募できます。

応募企業の裏情報を知ることができる

求人票だけではわからない、業界の動向や企業の方向性、成長性の情報。

転職企業の社風、社内の雰囲気、といった裏情報まで、幅広く教えてもらえます。

全ての求人は転職エージェントが審査済みのため、怪しい会社やブラック企業に引っかかる心配もありません。

書類選考の通過率が格段にアップ

キャリアアドバイザーが履歴書・職務経歴書を書くためのサポートを行ってくれます。

一人悩むことなく応募書類が作成ができるだけでなく、プロの目線から人事担当者を引きつける書き方を教えてくれます。

プロに添削を受けた応募書類により、書類選考の通過率が格段にアップします。

面接対策もバッチリ

面接に不安を感じる方のために面接指導を行ってくれます。模擬面接で予行演習も可能です。

応募する企業の面接情報や過去の質問事項・注意点なども事前に教えてくれます。

万全の面接対策により、本番の面接に安心して望むことができるでしょう。

面倒な企業とのやりとりは全てお任せ

在職中に転職活動をする場合、平日の仕事中に転職先企業と連絡がとりにくいのが普通です。

しかし、転職エージェントを使えば、面接スケジュール調整や連絡事項などは不要です。

転職企業とのやりとりは全てお任せできます。

年収アップや待遇の交渉も可能

一人で転職活動をする場合、応募先の企業に年収・待遇の交渉は言い出しにくいですよね?

こういったデリケートな交渉も、全て転職エージェントに任せることができます。

おすすめの転職エージェントは?

転職エージェントはリクルートエージェントがおすすめです。

リクルートエージェントは全国に拠点を持つ、転職エージェントの大手です。

求人サービスに強いリクルートグループによる、安心の実績と豊富な求人数が魅力です。

転職成功の実績 No.1

31万人を超える多くの転職者を成功に導いた、安心の転職ノウハウがあります。

1977年創業の歴史と実績により、企業との太いパイプがあるため圧倒的な求人数を誇ります。

業界トップクラスの求人数

全国160,000件以上の求人数があるため、どの業界でも求人探しに困ることがありません。

多くの求人情報を比較・検討することができるため、年収アップや理想の待遇の会社が見つけやすいです。

非公開の求人も100,000件以上あります。

リクルートエージェント限定の求人も多数あり、他では応募できない求人に出会うことができます。

成功実績No.1のサポート

業界・職種に対する専門的な知識をもった、実績豊富なキャリアアドバイザーによる安心のサポート。

自分が自覚していない、転職に有利なスキルや強みを導き出す手伝いをしてくれます。

ご自身の経験や思考に応じて、最適なキャリアプラン・転職先を見つけ、転職の成功に導きます。

キャリアアドバイザーからも、転職先の企業に強みをアピールしてくれます。

企業との交渉は全てお任せ

面倒な面接のスケジュール調整や、企業とのやり取りも全てお任せできます。

言いづらい年収交渉や、転職先に求める希望・要望なども、お任せできるので安心です。

他社では教えてくれない社風や残業時間の詳細など、転職先の情報提供もしてくれます。

入社日の調整、退職手続きのアドバイスまで、転職完了まで全面サポートしてくれます。

転職のプロを味方につけよう

一人で転職活動をする場合、孤独な戦いになります。

不採用が続いたり、悩んだ時にも誰にも相談できません。

転職エージェントを使うことで、いつでも転職のプロに相談できる環境が手に入ります。

プロの転職エージェントを味方につけることで、一人で転職活動をするよりも、安心して効率的に転職活動ができます。

心強い転職エージェントと一緒に、転職を成功させましょう。

転職エージェントの利用は全て無料です。まずは相談だけで利用するのもいいと思います。

プロに相談することで、新たな未来が切り開けるかもしれません。