「あれもやらないと！」
「これもやらないと！」
「何からやったらいいの！」
仕事をしていると気持ちばかりが焦ってしまい、全く仕事が進まない「いっぱいいっぱい」な状態になることがあります。
頻繁にこの状態に陥ってしまう人は、容量オーバーでパンクしてしまう可能性があります。
パンクしてミスをしてしまわないように、対処法を覚えておきましょう。
今回は、仕事で「いっぱいいっぱい」になる人に行って欲しい、シンプルな解決方法を紹介します。
目次
今やるべき一つに集中する
いっぱいいっぱいになってしまうという人は、集中力が分散しがちです。
「あれもこれもやらなくては」というのは、言い換えれば今やるべき一つのことに集中できていない状態でもあります。
集中力を高めることで仕事の効率は上がり、早く終わらせることができます。
目の前にあるとそれが気になってしまうという場合は、「デスクの上には今やる仕事以外のものは一切出さない」と決めておくと良いでしょう。
視覚の効果は絶大で、目に見えていなければ気にすることも少なくなります。
その仕事が終わったら、次のやるべき仕事だけを出して取り組む、その繰り返しで、それぞれの仕事への集中力を高めることができます。
結果的に「あれもこれも」のいっぱいいっぱい状態から脱出することができます。
TO DOリストを作成して一つ一つ達成していく
いっぱいいっぱいになる人は、頭の中がぐちゃぐちゃで整理されていないことが多いので、書き出してみるという行為は非常に有効です。
仕事のTO DOリストを作成して、優先順位の高いものから順番に一つ一つ達成していくようにしましょう。
おすすめの方法は、その日の仕事が終わったら次の日のTO DOリストを作成することです。
書き出すことでやるべき仕事が視覚的に整理されますし、次の日に落ち着いた状態で会社に来ることができるという精神面でのメリットもあります。
とりあえず一つでいいからやろうと決める
TO DOリストを作成しても、やることが多すぎていっぱいいっぱいになってしまうという人は、全部を今日中にやろうと思わないことも大切です。
仕事のすべての締切が、当日中であることはほとんどないはずです。
いっぱいいっぱいになるほどの仕事量と、締切の短さがあるのであれば、そもそもあなた一人ではどうすることもできません。
とりあえず「今日は一つで良いからやろう」と思っておくことも大切なことです。
一つ終わったら、ではもう一つぐらいならできるかなと、自分の達成ラインを緩めに設定しておきましょう。
段々気持ちが落ち着いてきますし、気づいたらすべての仕事を終わらせていたということもあります。
「今いっぱいいっぱいです」と頼れる人に向けて口に出してみる
「いっぱいいっぱいです。」と口に出すと、本当に容量オーバーなのであれば、自分がいかに追い詰められているかを知ってもらい相手に助けを求めることができます。
また、口に出すことで客観的に自分の状況を見つめることができ、それほど忙しくはなかったと気づくこともあります。
どちらにしても頼れる人の前で口に出してみることで、自分が潰れてしまわないための予防線を張ることができるため、安心感につながります。
ただし、独り言のように言ってしまっても「あぁ、あの人一人でテンパってるな。」として助けてもらえませんし、容量が小さな人だと周囲に思われてしまいます。
いざというときに助けてもらいたい人に相談、という形で言うとよいでしょう。
「あとでやろう」を習慣にしていないか振り返る
「いつも」ではなく「何日かに一回は」いっぱいいっぱいになってしまうという人は、仕事の依頼を受けたときに「この仕事は後でやろう」と先延ばしにする習慣がないか振り返ってみましょう。
小さな仕事の積み重ねが溜まりに溜まって、容量オーバーになっている可能性もあります。
優先順位の高い仕事から片付けていくのは仕事の鉄則ですが、合間合間に小さな仕事も片付けていかないと期限ぎりぎりの小さな仕事の山になってしまいます。
数分で済むような仕事であれば先に片付けてしまって、容量の大きい仕事に集中できるような状況作りを行うこともときには必要です。
朝早く来ることによって小さな仕事を片付ける、専用の時間を設けてみることも効果的です。
朝の出社時間を早めてみる
いっぱいいっぱいになりがちな人は、朝から慌ただしい生活を送っていることがあります。
朝の出社時間もギリギリで、息を切らしながら席に着く、その調子で今日の頭が痛くなるような仕事に取り組んでも、精神状態が落ち着いていませんからうまくいくはずもなりません。
朝のスタートダッシュに成功すると、1日を通して先回ししたり落ち着いて仕事に取り組むことができます。
朝は周囲よりも早く出勤して、メールチェックなどの雑務は終わらせておき、皆が出社したら通常業務にすぐに取りかかれるようにしましょう。
いつも余裕が持てない状況であるならば、その余裕を自分で作りだすように努力することは大切です。
忙しいオーラを出しても良いことはない
いつもいつも「忙しいオーラ」を出している人に限って、あれもこれもやらなくてはと、いっぱいいっぱいになりがちです。
周りからみると、その人だけが特別仕事量が多いわけではないと分かるのですが、社内を小走りしたり、電話の受け答えの際も忙しそうな雰囲気を出しています。
まずはその態度を改めてみることから始めましょう。
簡単に言うと社内を多少走っても、忙しいオーラを出しても、仕事の終了時間は変わらないのです。
制限速度をオーバーするほど急いで車を走らせ車線変更を繰り返し、結局赤信号に引っかかって、悠々と走ってきた車と到着時間が同じという状態と同じです。
むしろ慌てることでミスをするリスクが高まり、周囲からしても決して気持ちの良いものではないです。
「忙しい、忙しい」という言動は、さほど忙しくなくても自分自身で忙しい状況や気持ちを作りだしてしまいます。
どんなに忙しくても身体は一つしかないのですから、「優先順位の高いものから一つ一つやっていく以外に方法はない」とどっしり構えることも大切ではないでしょうか？
心を落ち着かせてやっても仕事量が適正ではないと判断したら
冷静に一つ一つ対処しても、どうしても仕事量が多すぎるということがあるでしょう。
落ち着いてやってみたからこそ、その膨大な仕事量に愕然とすることもあるかもしれません。
その場合には、一人にかかる仕事量が多すぎることを上司に伝える必要もあります。
誰かに分散させるのか、他の人も手いっぱいであるなら人を雇うのか、そこからは上司の仕事になります。
仕事量が多すぎて改善も期待できない場合は
自分自身のやれることはすべてやったにもかかわらず状況が改善されない、その兆しすらない場合には会社の体制に問題があります。
一人当たりの仕事量を増やすことで人件費を抑える、利益重視の姿勢が目に見えており、従業員の心身の健康を守るという会社としての義務を怠っています。
そのような会社に長くいても体調に悪影響を及ぼしてしまったり、長時間労働がたたって精神病になってしまうリスクもあります。
早めに見切りをつけて、転職を考えてみることも必要ではないでしょうか？
最後に
いかがでしたか？
今回は、仕事でいっぱいいっぱいになってしまう人が、心を落ち着かせるための方法を紹介しました。
冷静に仕事に対処することで、自分自身が今本当にどのような状態にあるのかが見えてきます。
ぜひ参考にしてみてください。
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