受付の仕事をやりたいという方は、受付業務をやる上でどんなことが求められるのかを知っておく必要があります。

それによって自身に適性があるのかを判断することができますし、応募時のアピールポイントとして強調していくこともできるからです。

そこで今回は、受付の仕事に求められる資質やスキルについてお話していきます。

受付はやっぱり見た目が大事？

受付嬢のイメージは若くて美人でといった容姿を思い浮かべる人も多いかもしれません。

人事担当者に聞いてみるとやはり「見た目は大切」と言います。

外部の人は企業に入ってきたときにまず受付を通り、受付対応のイメージが企業イメージに直結するからです。

では顔立ちに自信がないから受付業務は無理？と嘆く必要があるのかというとそうではありません。

人事担当者が言う見た目とは、顔の作りそのものではなく、清潔感があるとか所作が美しいとか、マナーがきちんとされているとか、動きや雰囲気など相手に与える印象につながる総合的な見た目のことなのです。

また、受付業務は話し方も大きいです。

いくら美人でも敬語の使い方がなっていない、どこか冷たい感じの対応であったりすると企業イメージを大きく下げてしまうことにもなるからです。

受付業務は決してマネキンのようなお飾りではありません。

「容姿が強みです」と言う人を受付対応のプロとして企業が採用することはありませんから、単純な見た目を磨く前にマナーや接遇スキルの向上に努めましょう。

高い接遇スキルが必要な仕事

受付業務に何といっても求められるのは高い接遇スキルです。

正しい敬語を使えるのはもちろん、接客対応や立ち振る舞いや表情、姿勢などすべてにおいて高いレベルである必要があります。

ホテルやアパレルでの接客経験がある人や役員秘書などの経験があるとアピールしていくことが可能です。

接遇スキルは特に資格が必要なスキルではありませんが、普段の仕事の中でどれぐらい意識しているのか、また仕事以外でも継続的に勉強を続けているのかで差がつきやすいものです。

所作が美しい人の真似をしてみる、マナー検定など民間資格であっても積極的に取り組むなどして高い接遇スキルを身につけるようにしましょう。

柔軟な対応力と的確な判断力が求められる

受付には様々な人が訪れます。

予定していた来客から飛び込み営業、業者やときには道に迷って迷い込んでくる人さえもいます。

研修などで一通りの対応は学びますが、マニュアルが通用しない相手に出会うことも珍しくありません。

そのときどきによって柔軟に対応をし、場合によっては適切な部署を紹介するなどの判断が必要になります。

ただし、企業イメージを損なうような対応はしてはならないということは一貫していて、どんな相手に対しても失礼のないよう丁寧な姿勢を崩してはなりません。

表面上は笑顔を出しながらも常に冷静な落ち着きが必要で、決して簡単ではない仕事なのです。

組織図や各部署の担当など覚えることが多い

一般企業の受付業務では、受付でアポイントメントの確認をします。

そのため自社の組織図を頭に入れておかなくてはなりませんし、昇進や部署異動などで頻繁に変わる役職などについてもその都度頭の中の情報を書き換える必要もあります。

また、アポイントの予約を取りたいがどの部署の担当か分からないというお客さまもいますから、各部署で携わる業務や担当者の把握もある程度必要です。

定期的に来られるお客さまの名前や役職を覚えることで相手に好印象を与えることもできますから、相手を覚える能力があれば一社員としての貢献度がさらに高くなるでしょう。

記憶力に自信がない場合は、覚えるための工夫や努力が必要になります。

語学力があれば頼られる存在に

応募先企業にもよりますが、外国人の取引先が多い一般企業などでは一定レベルの語学力が求められることがあります。

複数人で受付を担当する場合は、語学力があれば他の受付担当者からも頼れることになるでしょう。

日常的に使う会話の範囲は限られてきますが、実際に会話として使えるという点が大きなポイントです。

単にTOEICの点数が高いというだけでなく、仕事で英語を使う機会がある、外国人の友人と会話をしたりして普段から使っている実績があると良いでしょう。

応募先企業によってはパソコンスキルが必要なことも

受付では大抵がパソコンを使った入力などが発生しますが、多くは基本的なパソコンスキルがあれば対応できるものになります。

ただ、応募先企業によっては、受付のない時間などを使って来客集計や報告書など書類作成に携わる機会もあります。

ワード、エクセルなどのオフィス系ソフトは使える必要があります。

受付と一般事務を兼務している求人もありますから、その場合はパソコンスキルがあることは必ずアピールしましょう。

未経験でも受付業務に転職できる？

受付業務は未経験歓迎求人も多く見られますから、未経験でも十分に転職チャンスがある職種です。

ただ転職組である以上、前職での経験を活かすことが大前提にあります。

接客経験や秘書業務、営業など人と接する仕事を行ってきた人の方が圧倒的に有利になります。

これらの職種経験がないという人は、仕事の中で人と接する機会がありどんな工夫を行っていたのかなど、接遇スキルをイメージさせるような具体的なエピソードが必要になります。

まだ若く社会人経験が少ないなど、場合によっては紹介予定派遣などから入って正社員を狙うという方法が近道になることもあります。

受付の仕事を探すなら転職エージェントを利用しよう

受付の求人は様々な媒体で見ることができ、求人が全くなくて困るということはありません。

ただ大手企業の受付など、条件面が魅力的な求人は転職エージェントを利用すると見つけやすくなります。

転職エージェントは求人件数が圧倒的に豊富で、あらかじめ希望の条件やスキルを登録しておくことで紹介を受けられるなど効率の良い探し方ができます。

また、応募書類の添削や面接時のアドバイスなど、応募時に役立つノウハウを得ることができるのも魅力です。

サービスの利用は無料なので活用してみてください。

最後に

いかがでしたか？今回は、受付の仕事で求められる資質についてご紹介しました。

受付の仕事は想像以上に求められるものが多く「簡単な仕事」だと思っている人には難しい仕事です。

ぜひご自身の適性を判断した上で、転職先としての受付業務について考えてみてください。

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