転職活動も終盤になってくると、面接が立て続けにあるなどしてスケジュール管理が必要になります。
面接の日程調整に失敗すると、企業側に迷惑をかける、管理能力が疑われて選考に影響を与えるなど、いいことはありません。
面接の日程調整も重要な転職活動の一つですから、ぜひ慎重におこないましょう。
では、面接の日程調整でありがちなミスとはどんなものがあるのでしょうか。
日程調整のミスを回避するためにも、気をつけたいポイントを紹介します。
目次
これだけはNG！ダブルブッキング
凡ミスながらもっともやってはいけないミスは、やはりダブルブッキングです。
同じ日の同じ時間帯に複数の企業面接を入れてしまうなんてミスは、社会人としての資質が疑われるくらいの失態です。
ダブルブッキングを回避するために、面接日の調整をするときの確認と記録が重要です。
電話で日程調整する場合は、復唱し、例えば16時の予定であれば、「16時、午後4時ですね。」という風に勘違いがないようにしましょう。
確認したあとは、頭で記憶するのではなく、必ずスケジュール表に記入しておきます。
自分の記憶ほどあてにならないものはないので、必ず記録しておきましょう。
メールで日程調整をおこなった場合は、スケジュール表などへの転記ミスが考えられます。
何度も確認する、メールはハードコピーを取っておくなどして確実にしましょう。
面接日を勘違いして迷惑をかけるのは信用問題
スケジュール表に記載するときに勘違いしてしまうなど、面接日を1日、1週違いで思い込むケースもあります。
面接日当日に企業から連絡があって気づくなどは最悪のケース。
ドタキャンは信用問題ですし、慌てて行ったにしても迷惑をかけるのは必至。
いい状態で面接に臨むことができずボロボロの結果になるでしょう。
これは完全に確認不足で起きるミスなので、ダブルブッキングを回避する方法と同様に、確認、記録を慎重におこないましょう。
立て続けの面接で思いのほか面接時間が長かった
同じ日に面接がある場合は、余裕をもった時間配分が必要です。
一般的な面接時間は、30分～1時間程度、長い場合は2時間ほどかかることもあります。
およその目安を事前に伝えてくれることはありますが、あくまでも目安なので、必ずその時間内に終わるわけではありません。
面接官も、余裕をもって面接に来てくれていると思っているので、多少長引くことは十分に考えられます。
また、面接時間そのものが長い場合のほか、面接開始時間が遅くなることもあります。
理由は、前の面接が長引いている、面接官が急な仕事の対応で面接に入るのが遅くなったなど。
いずれにしても次の面接時間が差し迫って慌てることのないようにしたいですね。
理想は1日1本の面接ですが、そうもいってられないことも。
同日でも午前1本、午後1本程度に押さえておくといいでしょう。
移動時間を考慮せず早い時間の面接を指定
面接の日程調整ミスの中には、移動時間を適当に考えたことによるミスもあります。
例えば朝一番の面接で、自宅から通いにくい、時間がかかる場所へ訪問する場合。
思いのほか移動時間がかかってしまい遅刻ギリギリになる、通勤ラッシュ時間帯にあたってしまい電車を乗り過ごすことになるなどが考えられます。
面接会場へは初めて行くことがほとんどですから、電車やバスの移動などでどれくらいかかるのかしっかり把握しておきましょう。
可能であれば、面接日以外で一度、実際に移動して確かめてみることをおすすめします。
定時過ぎの面接なのに仕事でトラブル発生
在籍しながら転職活動をおこなう場合、定時過ぎに面接対応してもらうことがあるでしょう。
有休を取得していない以上、その日の仕事で何かトラブルが発生すれば、やむを得ず今の仕事を優先するケースがでてきます。
しかし、直前での面接キャンセルはかなりの悪印象で、例え仕事が理由だったとしても管理能力が低いとされる場合もあります。
定時過ぎに面接を入れる場合は、その日の朝のうちに職場の人に「今日は大事な用があるので、必ず定時で帰ります。」と伝えておくべきです。
定時後の仕事を強制することはできないので、理解してもらえるでしょう。
再度の調整依頼はマイナス印象
一旦面接の日程調整が済んだのに、自分側の都合で再度の調整を依頼するのはマイナスな印象です。
企業の担当者の手間を増やしますし、確認ミスではないかと疑われます。
日程調整の際は、一度決めた日程はこちらの都合で変えることは絶対にしないくらいの気持ちでいましょう。
やむを得ず再調整を依頼する場合は、謝罪の言葉を丁寧に述べ、相手が納得できるだけの理由を提示します。
「仕事なのだから仕方がない。」という態度では、人間性がどうなのかと思われてしまいます。
日程希望の返信メールが遅いなどビジネスマナー不足
日程調整をメールでやり取りする場合は、返信スピードや敬語の使い方などビジネスマナーも見られています。
ここでのミスも選考に影響しますから注意しておこないましょう。
日程調整の返信メールは、遅くとも24時間以内に返すのがマナー。
他社との調整や仕事上のスケジュール確認に時間がかかる場合は、少なくともいつまでに返信できるのかのメールをあらかじめしておきましょう。
何の連絡もなしに返信を遅らせるのはマナー違反です。
また、日程が決まって相手企業からメールが入った場合、了解メールは必ず送ります。
転職活動においては、最終メール送信者が自分になるように、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
面接の日程調整はプロに任せるのが吉
転職活動中は応募書類を精査する、面接対策をおこなうなど、やるべきことが多くあります。
緊張や不安もあり頭の中がいっぱいになりやすいため、面接の日程調整では思いもよらぬミスが発生することがあるでしょう。
面接の日程調整などの事務手続きは、転職支援のプロである転職エージェントに任せるのが安心です。
面倒なやり取りを行うことなく、事前に希望を伝えておくだけで日程を決めてくれますから非常にスムーズ。
転職活動全体をサポートしてくれますから、上手に利用しましょう。
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