会社を辞める決心がつき、いざ退職届を作成しようと思ったとき、「手書きがいいの？」「パソコンでも可能？」と作成手段が分からなくなることがないでしょうか。
そもそも退職届で何を書けばよいのか、内容がよく分からない方もいるはずです。
通常は退職届の作成機会は頻繁にあるわけではないため、多くの方にとっては疑問点が多数あっても無理はありません。
そこで今回は、退職届の作成場面にスポットライトをあて、手書きやパソコン作成の違い、作成時の注意点などを紹介します。
手書きかパソコンか、決まりはあるの？
まずは作成手段ですが、手書きかパソコンか、どちらにすればよいのでしょうか。
結論からいえば、退職届に手書きかパソコンかの法律的な決まりはありません。
そもそも民法では退職の申し出について、口頭でも足りるとしており、退職届の提出すら法的義務はないのです。
ただし、退職届は退職の意志表示をした明確な証拠となり、後々のトラブル防止に役立ちます。
手書きにしろ、パソコンにしろ、作成して提出しておくことをおすすめします。
退職届を手書きで作成するメリット・デメリット
手書きでもパソコンでもどちらでもよい退職届ですが、それぞれにメリット・デメリットがあります。
、手書き作成の場合について見ていきましょう。
誠意のある辞め方だと思われやすい
手軽に作成できるパソコンよりも、多少の手間がかかる手書きの方が誠意があり、かしこまった印象を与えます。
会社や職場の人たちに何の思い入れもなく、むしろ人間関係で嫌な思いをして辞めるという方もいるでしょう。
その場合に「誠意なんて必要ない」と思うことがあるかもしれません。
しかし、通常は、退職届を提出した後もしばらく会社にいることの方が多いはずです。
残りの業務、引継ぎ、挨拶などがあるからです。
そのとき、手書きで誠意のある退職届を出しておくことで担当者の印象がよくなり、スムーズに事が運べるなら、手書きにしておく意味はあるといえます。
一般常識があると思われやすい
退職届は手書きだろうとパソコンだろうと、ビジネスマナー上は問題がないとされています。
しかし、会社には自分とは異なる世代の人たちが多数働いています。
特に退職届を提出する相手は役職がついている年配者であることも多く、そうした人たちの時代は手書きの退職届が主流でした。
そのため、「手書きの退職届が常識的」と捉える人が一定数いるわけです。
もし一般常識がある人だと思われたいのであれば、どちらかといえば手書きの退職届にしておいた方がよいかもしれません。
字が汚いと嫌だと感じることがある
デメリットとしては、自分の字にコンプレックスを持っている人は、手書きの退職届を人に見られたくないと感じることがあります。
退職届は正式な書類として会社に残り続けるものですから、字が汚いからパソコン作成がよいと思うこともあるでしょう。
とはいえ、退職届は通常、退職が済んだ後はよほどのトラブルがない限り、まじまじと見返されることは少ない書類です。
字が汚いことで書かれている内容が不明な場合は問題ですが、そうでなければ、通常はそれほど気にすることはありません。
書き損じると書き直す必要がある
手書きの退職届はペンで作成しますし、修正テープなどは使用できませんので、書き損じが生じることがあります。
訂正印を使って修正する方法もありますが、よりビジネスマナーを重視するのであれば、面倒でも書き直す方が好ましいとされます。
少し面倒になってしまいますが、会社を辞める以上、そのくらいの手間は必要なものだと思っておきましょう。
退職届をパソコンで作成するメリット・デメリット
次に、退職届をパソコンで作成するメリット・デメリットを確認します。
手軽で訂正が容易、短時間で作成できる
パソコン作成は何といってもその手軽さにあります。
インターネット上にはパソコン作成の場合のテンプレートも多数アップされていますので、もはやゼロから作成する必要すらありません。
入力し間違えてもすぐに訂正ができますので、非常に短時間での作成が可能です。
退職する際には、何かと提出書類が多く、転職活動中の場合はそちらに少しでも時間を割きたいと感じるものです。
パソコンを使うことで、会社への提出書類は可能な限り効率よく作成することができます。
誰が読んでも分かりやすい
字が汚いと、書かれている内容が確認できず、書き直しを指示される可能性もあります。
字が汚いと人に指摘されて不快な思いを感じることも考えられます。
退職するときにわざわざ嫌な思いをしたい人はいませんので、できるだけ指摘事項は減らしたいものです。
パソコンであれば、どんなに字が汚い人が作成しても美しく仕上げることができ、内容が不明瞭ということもありません。
軽薄な印象を与える
デメリットとしては、若干軽薄な印象を与えることがある点です。
特に、社長や上司に恩義を感じている場合は、残念に思われてしまうことがありますので少し気をつけましょう。
字が下手でも手書きで丁寧に書かれたものの方が、気持ちがこもっていると感じやすいものです。
退職届作成の素朴な疑問
ここからは、退職届作成について、よくある疑問にお答えしていきます。
手書きのペンは何がよい？
法的な決まりはありませんが、ボールペンまたは万年筆で書くことが一般的です。
鉛筆やシャープペンシル、消えるボールペンなどは、後に残る書類の作成には不適切です。
極太のペンを用いると読みにくくなることがありますので、やや細目のペンで書いた方が読みやすく見た目もきれいです。
修正テープ、修正ペンは使ってもよいの？
修正テープや修正ペンは、書類の改ざんと思われてしまうため、使用できません。
こうした正式な書類で修正テープやペンを使うと、一般常識がないと思われてしまいます。
書き間違えの場合は面倒でも書き直す方がよいですが、二重線と訂正印を使用してもかまいません。
会社指定の退職届がある場合はどうするの？
会社によっては指定の退職届がありますので、その場合は指定のものを使いましょう。
退職届の原本をもらう方法は会社によって異なります。
- 退職交渉が済んだ後にほかの退職書類とあわせてもらえる場合
- 自らが総務課などに出向いてもらう場合
- 社員の共有資料としてダウンロードできる場合
などがあります。
会社指定の退職届で書き間違いがあった場合、申し出ればもう一度もらえることが多いですが、難しければ二重線と訂正印で対応しましょう。
パソコンで作成するときでも署名はどうする？
退職届の提出義務が法的に定められていない以上、署名についても、法的義務はありません。
しかし、そもそも退職届の提出がトラブル防止目的であることから、署名のない退職届ではその目的を果たすことができないでしょう。
また、会社としても就業規定などを根拠に「署名がない退職届は受けとることができない」と、差し戻されてしまうことがあります。
そうした二度手間やトラブル防止のためにも、パソコンで作成するときは誰が作成した書類なのかが分かるように署名が必要となるのです。
退職届の提出タイミングは？
作成した退職届を提出する時期は、就業規則を確認するべきです。
法律上は退職日2週間前までの提出で足りるとされていますが、就業規則を遵守することが円満退職の必須条件です。
就業規則における退職届提出の時期ですが、一般的な傾向としては、退職日1～2ヶ月前までが主流、早い場合は3ヶ月前までとしている会社もあるようです。
退職届と退職願の違いは？
退職届と退職願とでは何が違うのか、どちらを提出すればよいのか分からない方もいるでしょう。
退職の意志表示をする書類としてはどちらか一方を提出すればよく、退職の効力に違いがあるわけではありません。
退職届と退職願には、一般的に、次のような違いがあるとされています。
【退職届】
退職を一方的に意思表示できる書類です。
すでに会社と退職日などの折り合いがついている場合や、強い意志をもって退職を決心した場合に用いられます。
会社に行きたくなく、書類を郵送して退職したい場合も、退職届を提出します。
【退職願】
退職させてほしいと依頼するための書類です。
退職交渉前の段階で退職を申し出るときに使われます。
あくまでも「願い」なので、退職が認められるまでに撤回が認められるケースもあります。
一般的には、退職交渉は口頭でおこない、最終的に退職届を出すケースが多いことから、退職願の方が活用シーンが限られているといえるでしょう。
なお、「辞表」は役員や経営者など一定以上の役職者、または公務員が書く書類です。
民間企業の一般社員の場合は用いませんのでその点も気をつけましょう。
退職届に記載する内容とそれぞれの注意点
もしあなたが、退職を完結させるための目的をもって形式的な退職届を書きたいのであれば、余計なことは書かずシンプルな内容でまとめることをおすすめします。
書くべき内容は次のとおりです。
- 1行目：「退職届」
- 2行目：「私事、」（縦書きの場合は2行目の最下、横書きの場合は2行目の最右に書く）
- 3行目：「このたび、一身上の都合により、来る平成○○年○月○日をもって、退職いたします。」
- 4行目：「平成○○年○月○日 △△課 ◇◇（氏名）」
- 5行目：「株式会社 ○○ 代表取締役社長 □□様」
2行目「私事、」について
私事とは、「自分個人のこと」「私生活に関すること」といった意味があります。
たとえば配偶者の転勤や親の介護など、自分個人の理由以外で辞める場合も「私事」が必要ですし、このあと続く「一身上の都合により」を変える必要もありません。
なお、解雇などの会社都合で退職し、自己都合以外の理由で辞めた事実を示す必要がある場合は、そもそも退職届は提出しない方がよいこともあります。
たとえば失業給付や再就職の場面で、解雇されたのか、自己都合なのかが影響することがあるからです。
退職届の提出が本当に必要なのか、慎重に判断する必要があります。
3行目、4行目の日付について
3行目の日付は実際に退職する日、4行目の日付は退職届提出日を記入します。
日付でよくある間違いには次のようなものがあります。
- 実際の退職日ではなく最終勤務予定日を書いてしまう（有休消化して辞める場合など）
- どちらの日付も退職日を書いてしまう
- どちらの日付も提出日を書いてしまう
こうした日付の間違いは、いつまでに退職届を提出したのかが分からなくなったり、正式な退職日が不明になったりし、退職届として意味をなさなくなることも考えられます。
提出先でチェックした結果差し戻しになることがほとんどですが、後になって発覚し、退職した会社から連絡がきてしまうケースがないわけではありません。
せっかく退職日までは有休消化できるはずが、また会社に行き、退職届を再提出する羽目になることも。
退職届はしっかり書き、会社との不要なやりとりが発生しないようにしたいものです。
5行目の代表者名について
会社名は略さず正式名称を書きましょう。
また、代表者名と、4行目の自身の名前の書かれている位置ですが、代表者名が少し上にくるように余白を調整するのがマナーです。
手書きの場合もパソコン作成の場合も余白調整は可能なので、少し意識するようにしましょう。
最後に
いかがでしたか？今回は退職届について、手書きやパソコン作成の違い、そのほかの注意事項などを紹介しました。
退職届は円満な退職のために必要不可欠な書類です。
手書きとパソコン、どちらで作成する場合でも、ルールやマナーにそった書き方でスムーズな退職につながるようにしましょう。
