転職先も無事に決まり、上司にも退職の意志を伝えて一安心。
あとは退職を待つばかりと言いたいところですが、退職の挨拶まで済ませてこそ円満退職が叶うというものです。
特に社外の取引先に向けての退職挨拶は、適切な方法でしっかりと行いましょう。
今回は、社外の取引先向けへ退職時の挨拶を行う方法や、気を付けたいポイントをご紹介してきます。
目次
取引先への退職挨拶はどのタイミングで行うべき？
取引先への退職挨拶は引継ぎの時期も含めて、退職の2～4週間前までには済ませておくようにしておきたいところです。
また、社外・社内問わず言えることですが、退職挨拶のタイミングは上司から退職を公表する許可が出てからになります。
後任を決める作業を含めて、適切なタイミングは自分では判断できないというものです。
もし時間的な関係で、社外向けの挨拶だけでも先に行っておきたい時は、上司に対応を相談してみましょう。
上司としても取引先への挨拶は重要と考えていますから、内密に社外への挨拶を進めるなど指示がでることでしょう。
退職挨拶で伝えておくべきこと
社外の人に退職の挨拶を伝えるときは、必ず伝えておくべきことがあります。
それは、退職日と後任者、引継ぎ後の内容についてです。
現担当の具体的な退職日が分からなければ、先方が困ってしまいます。後任者や引継ぎ件が正常に行われるのかどうかが最も気になることでしょう。
社外の人へは単に今までお世話になったお礼という意味合いとともに、今後の取引がどうなるのかという点が重要なポイントです。
また、退職理由は詳細に伝える必要はなく「一身上の都合」とします。
あくまでも個人対個人の付き合いではなく、会社の代表としての付き合いなわけですから余計なことは伝えないことが大切です。
営業などの場合は同行しての挨拶が基本
営業など、社外の人と会う機会が多い職種の場合は、後任者を連れて退職の挨拶を行うのが望ましいです。
遠方で訪問が難しいなどの理由がなければ、できる限り直接挨拶を行いたいものです。
これまでお世話になったお礼を伝えるとともに、後任者への引継ぎがしっかりされていることの社外的なアピールになります。
現担当と一緒に訪れた後任者であれば、取引先も安心して仕事を任せてくれるでしょうし、後任者としても今後の仕事がやりやすくなります。
取引先が多い場合はスケジュール調整が大変になりますので、上司と相談した上で早めに挨拶周りができる算段を立てておきましょう。
電話やメールのみのやり取りの場合はメールでも可
基本的に外出しない事務系職種などの場合でも、電話やメールなどで頻繁に外部の人とやり取りをすることがあります。
その場合は、退職時にいきなり訪問することはなく、電話やメールで退職の挨拶をすれば大丈夫です。
ただしこの場合も、後任が誰になるのか、連絡先やアドレスに変更がある場合は記載しておくことが大切です。
退職することを取引先に知らせておかないと、重要なメールが退職した本人のメールBOXに送られていたり、電話で名指しをしてはじめて退職の事実を知ることになります。
その場合は電話を受けた職員も気まずいですし、取引先も「引継ぎがちゃんとされていないのでは？」と不安に思ってしまいます。
社外の人への退職の挨拶は、取引先を訪問する営業職だけに関係することではないということを覚えておきましょう。
親しい取引先への退職挨拶で気を付けたい点
例え取引先であっても、長い付き合いでの中で親しくしてもらったということもあるでしょう。
その場合は「どこに転職するの？」「なぜ辞めたの？」などの質問を受けることがあるかもしれません。
しかし転職先の詳細や辞めた理由は、外部の人であっても伝えるべきではありません。
なぜなら、相手と今の会社との取引が続く以上、いつその情報が後任者を通じて今の会社に届いてしまうか分かりませんし、取引先経由で転職先に情報が入れば、転職先での信用問題にもなるからです。
実際に、親しい取引先に転職先を漏らしてしまったことで情報が今の会社に入り、今の会社の誰かが転職先に良からぬ噂を吹き込むなどして、転職先での活躍を邪魔されたというケースもあります。
取引先の担当者としては悪意があったわけではないかもしれませんが、今の会社の人間で退職を快く思っていなかった人がいたことがうかがえます。
悲しいことですが他人は信用しすぎてはいけない、そして基本的に退職は他の職員にとっては面白くないものだと思っておくようにしましょう。
円満退職のためには退職するその日だけでなく、今後も問題がないように細心の注意を払うことが大切なのです。
転職先や退職理由について質問を受けた場合は、転職先の希望で詳しくは話せないという旨を伝え、退職理由についても、家族の事情など当たり障りのないことを伝えておきましょう。
うっかり今の会社の情報を話さないように
今の会社を辞めるということで、肩の荷が下りたような気分になっているかもしれません。
しかしここで気を緩めてしまい、会社の機密情報などを漏らさないように気をつけましょう。
会社の一員という意識があれば当たり前にやっていることでも、いざ転職して自分とは関係なくなると思うと、日ごろの意識が抜けてしまうものです。
「最後だからゆっくり話していってよ。」と、特に親しい取引先であれば言ってくれることもあります。
何気ない会話の中にNGワードが潜んでいます。気を付けたいところです。
退職挨拶の方法や退職時のトラブルで悩むことがあったら
転職エージェント経由で転職活動を行っていたという方は、キャリアコンサルトに聞いてみても良いでしょう。
退職トラブルなどは割とある事例ですし、実際に転職して無事に仕事を始められるようになるまで対応してくれるのがエージェントの良いところです。
転職サポートのプロとしてのこれまでの経験から、適切なアドバイスをくれるはずです。
トラブル対応などで専門的な知識が必要であれば、どの専門家に相談すべきかなども教えてくれますから、安心して頼るようにしましょう。
取引先への退職の挨拶は適切に
今回は、社外の取引先向けへ退職時の挨拶をする際の適切な方法や、注意点をご紹介しました。
今の会社の一員として、取引先を担当できたことに感謝しつつ、今後の自分の職業人生を守るためにも、適切な挨拶を行っていきましょう。
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