転職して受付業務に携わりたい、そう考えている人は応募書類の作成や面接対応をどのように行っていくべきでしょうか？

特別な経験や資格が不要な受付業務ではありますが、企業の顔として企業イメージに大きな影響を与えるポジションのため、他の社員以上に高いビジネスマナーや接遇スキルが求められる職種でもあります。

受付にはアポイントありの客だけでなく、アポイントなしでの来訪、飛び込み営業や業者対応などもあります。

イレギュラーなことも多いので、マニュアルだけでなくその場での判断力や柔軟な対応も必要になります。

クレームなど突然怒って押しかけてくる来訪者もいますが、慌てず適切な部署への連絡をするなど冷静な対応も求められます。

これらを踏まえて、応募書類や面接で自身に受付としての適性があるという点をアピールしていきましょう。

応募書類は丁寧に美しく書くこと

応募書類の作成はWeb応募で完結するものでなければ、履歴書は手書きで作成するのがおすすめです。

受付業務はワードやエクセルなどの基本的なパソコン操作は求められますが、対応がない時間にDMやお礼状などの作成を依頼されることもあります。

字が美しく書けるのはアピールポイントになります。

上手でなくてもいいので丁寧に相手が読みやすい字を書くように心がけて作成すると、人柄や品の良さなどが伝わりやすくなります。

字の形の良し悪しではなく、相手への心配りができるのかという点で見られています。

受付業務は第一印象重視だから身だしなみ対策をばっちりと

受付の仕事はやはり第一印象が非常に大切になります。

受付の印象やほんの数秒の対応で、その企業のイメージを決定づけるほどの大きな威力を持っているからです。

面接でも身だしなみには十分気をつけて臨むようにしましょう。

髪形は耳や眉毛を出す、長い場合はシニヨンにするなどして清潔感を演出します。

髪色も明る過ぎはNGで、企業によっては黒髪でないとだめという厳しいところもあります。

メイクな濃過ぎてもだめですが、リップはきちんと塗るなどしてきちんとした感じを心がけましょう。

また、受付表の記入を促すなど来客に手元を見られることも多い仕事ですから、ネイルも短めに美しく整えるなどして細部にまで気を遣うようにしてください。

服装はスーツが基本で、受付業務の場合は圧倒的にスカートスーツが好印象になります。

膝がでない丈の上品なスカートスーツを選びましょう。

言葉遣い・話し方は日頃から意識して

受付業務で見た目とともに大切なのは言葉遣いや話し方です。

声のトーンは高めで優しさがありながらも、ハキハキとしている方が的確な応対ができる人という印象を与えます。

正しい敬語が使えるだけでなく、一歩先行く品の良い言葉のチョイスができるところまで達していると面接官に「おっ」と思われます。

これらは面接対策用に付け焼き刃的にやっても意味がありません。

採用になった場合は仕事上で必ず使うスキルになるわけですから、日頃から言葉遣いや話し方を意識しておきましょう。

業務以外でこれらのスキルを身につけたいという場合は、日本語検定、敬語力検定、マナー検定などなど様々な民間資格が存在しています。

転職に直結するわけではありませんが、実用性という意味では有益なものです。

面接を突破して仕事にも活かせるという点でチャレンジされてみても良いでしょう。

高いホスピタリティは面接全体を通じてアピール

受付業務には高いホスピタリティが求められると言われていて、いわゆるおもてなしの心や思いやりのある対応ができるのかどうかということです。

これは何をしたらよいということではなく、面接全体を通じて相手の話に耳をしっかりと傾けて聞く、丁寧で聞き心地のよい話し方をする、相手が不快に感じるような言動をしないなど常に相手の立場に立った心がけが必要です。

それは例え面接の場であっても同じで、そういった心づかいが言動に表れている人が受付としての適性があると判断されることになります。

受付希望者の退職理由

退職理由は多くの面接で聞かれる質問になり、受付業務であっても同様です。

前職での給与や待遇、労働条件等の不満を述べるという観点ではなく、業務内容に触れて「こんな仕事をしたかったから退職した」とポジティブな理由を述べるようにしましょう。

<回答例>

前職ではクリニックの受付にて、患者対応、電話応対、院長のスケジュール管理等の業務を行ってきました。

勤務先は外国人の方が多い地域にありましたので、外国人の患者さまにも対応できるよう得意の英語力のさらなる向上のために勉強を続けてきました。

ただ実際には外国人の患者さまが来られる機会が少なく英語力を活かすことができなかったため、英語を活かせる受付の仕事に就きたいと退職を決意しました。

志望動機には受付の魅力と企業の強みを加えよう

志望動機は応募書類にも記載しますし、面接でも序盤で必ず聞かれる質問です。

志望動機では、志望する理由として応募先の特徴、強みを挙げ、自身が応募先で活躍できる根拠を付け加えましょう。

<回答例>

受付という仕事は企業の顔として、企業イメージを左右する大切な役割を担っているやりがいがあるという点に魅力を感じます。

御社はグローバルな事業展開をされており様々な外国のお客様が来られることが多いため、得意の英語力とこれまでの受付業務で培ったホスピタリティが活かせるものであると確信いたしました。

業界を代表する企業の顔として、責任をもって受付業務に取り組んでいきたいと思います。

応募書類の添削や面接対策は転職エージェントを利用して

受付業務は残業が少ない、綺麗なオフィスで働けるなどの理由で女性を中心に人気が高い仕事です。

応募者が殺到すれば書類選考で不採用になることもあり、面接でもハイレベルな争いを強いられるということはあります。

希望の企業への転職を成功させるためにも、応募書類の作成アドバイスを受ける、面接対策を行うなどしてしっかりとアピールできるようにしておきましょう。

転職エージェントを利用した転職活動であれば、応募書類の添削から面接対策、求人紹介まで転職活動を全面的にサポートしてくれます。

どのサービスも無料で利用できますからぜひ活用してください。

最後に

いかがでしたか？今回は、受付業務の応募書類・面接対策についてご紹介しました。

企業の顔としてやりがいを感じながらもワークライフバランスが叶いやすい職種でもあります。

転職が成功するよう対策を講じておきましょう。