転職活動中は、企業の人事担当者とメールのやり取りが発生することがあります。

整理しながらメールの返信をおこなうようにしないと、いつの間にかメールフォルダーがいっぱいに。

思いもよらぬミスにつながる可能性がありますから注意が必要です。

転職活動の段階からメール整理術を身につけておくと、転職後にも役立ちますよ。

今回は、転職活動中から意識したいメール整理のポイントを紹介します。

メール整理術を身につけないとどうなる？

まずは、「なぜメール整理を気にする必要があるのか。」という点についてお話します。

メール整理術を身につけておかないと、どんな事態に発展する可能性があるのでしょうか。

企業の人事担当者から送られてくる重要メールを見逃す

返信し忘れは、転職活動中のメールマナーとして、もっともやってはいけないこと。

大量のメールを整理せずそのままにしておくと、企業の人事担当者から送られてくる重要なメールを見逃し、ビジネスマナーがなっていないと思われるでしょう。

今後のキャリアに関わってくることだと言えますね。

返信が遅くなってしまう

返信をしないだけでなく、遅れてしまうのもNG行為です。

メールBOXに大量のメールが入っていると、優先順位がうまくつけられず、大事なメールの返信が後回しになってしまいます。

企業の人事担当者はスムーズに採用活動をすすめていきたいと思っていますから、返信が遅いと困るでしょう。

転職活動に関わらず、メールの返信は24時間以内におこなうのが基本。

仕事上のメールなら土日を挟む場合はOKですが、私用メールアドレスなら対応できますよね。

必ず24時間以内に返すようにしましょう。

転職した後に困ることも

メールの整理術は、基本的なビジネススキルの一つです。

職種によっては社内外問わず大量のメールをやり取りするケースもあり、メール処理だけで1日が終わってしまうなんてことも。

メールをサクサク整理できないと焦ってしまう可能性がありますから、身につけておいて損はないスキルと言えるでしょう。

転職直後は仕事に慣れるまで大変ですから、少しでも効率よく仕事をすすめる術を身につけておきたいですね。

転職後の評価にもかかわる重要なスキルでしょう。

大量のメールを整理するコツ

ここからは、大量のメールを整理するコツを紹介します。

転職活動中はもちろん、転職して仕事をバリバリこなすようになってからも、仕事効率アップのために使える術なので、ぜひ身につけておきましょう。

どんな点を意識してメール整理をおこなえばいいのでしょうか。

不要なメールはさっさと削除しよう

転職活動中に利用するメールアドレスは、会社のものを使うのはご法度。

自宅のパソコンなどで主に使う私用メールアドレスが基本ですよね。

私用のメールBOXには、会社用のものと異なり、返信不要なメールが多いため、早めに削除してしまいましょう。

部屋の片づけや整理をおこなうときも、まず「捨てる」ことから始めるのがコツです。

捨てる前に整理しようとしても効率が悪いため、要、不要をチェックして、メールBOX内をすっきりさせるところからスタートです。

メルマガなどは自動振り分けに任せる

自己啓発のために定期購読しているものや、ネットショップの購入先からメールマガジンが届くことがあるでしょう。

特に無料のメールマガジンは気軽に登録できてしまうため、いくつもの情報が毎日大量に届くことがあります。

これらをいちいち振り分けるのは手間なので、自動振り分けに任せるのが一つ。

また、ネットショップで物を買うときはメルマガ登録の希望有無を確認されますから、面倒でも「希望しない」にチェックしておくことも大切です。

細かくわけ過ぎないこと

受信したメールをフォルダごとにわける人は多いでしょうが、フォルダを細かくわけ過ぎるとかえって非効率です。

例えば、応募先企業ごとにフォルダわけするのはナンセンス。

転職活動では10社、20社は当たり前に応募していきますから、わざわざフォルダをわけておくことで、手間が増えてしまうでしょう。

フォルダをわける場合は、3つ程度がベスト。

どんなに多くても5つ以内のフォルダには抑えたいですね。

わけ方は自分がわかりやすい方法で構いません。

例えば「今すぐ返信が必要な緊急性の高いもの」「急ぎではないが重要なもの」「1週間くらいを目安にゆっくり処理すればいいもの」。

このようにわけておけば、優先順位が明確になり、企業からの重要メールの見逃しや返信遅れが防げるはずです。

添付された重要資料は資料として保存

面接場所の案内や地図など、転職活動中に必要な資料がメールで添付されてくることもあります。

この場合、メールを削除しなければいつでも資料を見れるわけですが、面接直前になってメールを探すと時間がかかってしまいます。

添付資料がついているメールであれば、資料そのものをパソコンのフォルダーに保存するなどして、わざわざメール検索をしなくて済むようにしておきましょう。

仕事でも同じ考え方です。

ほかの職員とも共有できるような資料であれば共有フォルダーに、自分だけで使うけど重要な資料はマイフォルダーなどに保存しておくといいですね。

応募企業とのやり取りで困ったら転職エージェントを頼ろう

応募企業とメールのやり取りが発生した場合、「この場合はどう答えるのがいいのだろう？」など立ち止まってしまうこともあります。

そのときは、転職支援のプロであるエージェントを頼るのが正解。

適切な対応をアドバイスしてくれます。

また、エージェント経由での応募なら、面接の日程調整などを代わりにおこなってくれるため、面接前に企業とやり取りする機会がぐんと減ります。

転職活動を効率的にすすめることができるため、在籍中の転職活動にもおすすめです。

最後に

いかがでしたか？転職活動も仕事もメールが当たり前に使われますから、整理術は身につけておくと役立ちます。

ミスをなくし、メール処理で貴重な時間を減らさないためにもぜひ参考にしてみてください。