「事務職にはパソコンスキルが必要」とよく言われます。

しかし、どの程度のパソコンスキルが必要なのか、どうアピールしていけば良いのか具体的には分からないという人も多いと思います。

そこで今回は、事務職の転職に必要なパソコンスキルの内容や、応募の際にパソコンスキルをアピールする方法について解説していきます。

事務職に求められるパソコンスキルとは?

一般的に事務職に求められるパソコンスキルとは、具体的にはエクセル、ワード、パワーポイント、アクセスの4つのソフトが使えるかどうかを問うケースが多いです。

もっとも多いのがエクセル、ワードの2つ、会議やプレゼンに参加する業務がある事務職であればパワーポイント、大量のデータを扱う業務であればアクセスとなります。

それぞれどのソフトを使った業務が多いのかは企業によるので一概には言えませんが、エクセル>ワード>パワーポイント>アクセスの重要度で鍛えていくのが良いかもしれません。

パワーポイントやアクセスまでは使わないという事務職もありますし、ワードよりエクセルが使える方が評価の対象になりやすいという傾向は少なからずあります。

ただ、ワードで基本的な文書を作成するのはできて当たり前という解釈もあるので、エクセルスキルを求められたからワードができなくていいということではありません。

あくまでも関わる業務内容によって必要なスキルを判断されると良いでしょう。

メールの使用状況もパソコンスキルの一つ

社内外とのメールのやり取りがどの程度発生していたのかも、パソコンスキルを見る上での判断材料となります。

ビジネスメールはタイトルの付け方や言葉遣い、添付ファイルの使い方など、細かい注意点がたくさんあるものです。

パソコンスキルとビジネスマナーの両方を確認できるという点で、現職でどの程度メールを使う機会があったのかも伝えると良いでしょう。

応募した企業の人事担当者とメールでのやり取りが発生する場合は、その時点でパソコンスキルやビジネスマナーを判断されていると思って慎重に行いましょう。

分かりやすい資格があれば便利?

パソコンスキルを簡単にアピールするには、資格があると便利ということはあります。

口でいくら「エクセルとワードの基本操作ができます。」と言っても、人によって基本のレベルも異なりますし、信憑性にも欠けるからです。

事務職でアピールできるパソコンの資格は色々ありますが、有名なところだとマイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)があります。

オフィス系ソフト開発元であるマイクロソフト社自らが実施していることや、知名度の高さを考えると、アピールしやすい資格になります。

MOS資格はさらにレベルやスキルの種類、バージョンなどで分類されているので、何のスキルをアピールしたいかによって目指すべきものが異なります。

受験制限などはなく環境があれば独学でも取得が可能なので、分かりやすいスキル証明になるものが欲しいという方はチャレンジしても良いでしょう。

資格がない場合にパソコンスキルをアピールするには?

資格はないけれど応募書類でパソコンスキルをアピールしたい場合には、使えるソフトや機能は何か、どんな書類を作成していたのか書類の種類を具体的に書くと良いでしょう。

<機能例>VLOOKUP関数、グラフ、ピボットテーブル、画像挿入など

<書類例>見積書、損益計算書、企画書など

また、OSやブラインドタッチ可能などの基礎情報も書いておくと分かりやすいです。

面接でパソコンスキルについて細かく聞かれる機会は多くはありませんが、同じく機能や書類の種類だけでなく、使用頻度なども伝えれば大体のスキルレベルが伝わるはずです。

ワードやエクセルのスキル証明を現物でしたい場合

多くはありませんが、ワードやエクセルを使った書類を何か見せてくださいと事前に言われるケースもあります。

詳細まで指定があればそれに沿ったものを作成すれば良いのですが、ざっくりとした指示しかない場合は何を作成すべきか悩むことがあります。

指示が不明確な場合、企業がどの程度のものを求めているのか分かりかねますので、案内状や見積書などのよく使われる書類を作成して提示すれば問題ないでしょう。

事務職でそれ以上のものを求める場合は何かしらの基準を示すのが普通で、ない場合は少々クセがある企業だと疑ってみるのも一つです。

現職で作った資料は持ち出しNG

前述したようにパソコンスキルを使って作成した書類を現物で求められた場合、今の会社で作成したものを何か見せればよいのでは?と考えるのは危険です。

どんな内容であれ、社内のものを外部に持ち込むのは情報漏えいの危険がありますし、守秘義務違反にも該当する可能性があります。

数字部分を消せばよいということでもありませんので、現職で作成したものをアピール材料に使うのはやめましょう。

自分で新しく作ったものを作成するのがルールです。

採用試験にパソコンテストがあるケースも

企業によっては、採用試験の一環としてパソコンテストを行う場合があります。

テストと言っても難しいものではなく、渡された書類と同じものを作成したり、時間内に何文字入力できるのかなどスピードや正確性を問うものが多いです。

これまでの仕事でパソコンを使う機会が多かったり、事務職経験がある人ならば大抵がクリアできることがほとんどです。

あくまでも「本当に基本操作ができるのか」という点を確認するためのものが多く、ワードとエクセルの2つが使えれば問題ないでしょう。

パワーポイントやアクセスのテストがある場合は、募集要項に「アクセス使える方」などと書かれていることがほとんどです。

使えないのに使えると言ってしまえば痛い目に合いますが、嘘をついていないのであれば特別な対策は必要ないでしょう。

人気の事務職は倍率が高いから転職エージェントを使うべき

事務職はどの企業でも大人気職種となっています。

パソコンスキルがいくらあってもそう簡単には内定をもらいにくい職種です。

転職活動をする際にはやみくもに応募するのではなく、転職エージェントのサポートを受けながら戦略的に攻めていきましょう。

応募書類の書き方や面接でのアピール方法など、役立つアドバイスをくれます。

最後に

いかがでしたか?今回は、事務職の転職に必要なパソコンスキルや応募の際のアピール方法についてご紹介しました。

人気の事務職に転職したい場合、やはりパソコンスキルは持っておかなくてはなりません。

応募先企業で求められるレベルを把握した上で、スキルアップやアピール方法を考えていきましょう。

転職エージェントを使って効率的に転職しよう

いざ転職をしようとしても転職活動はやることが非常に多いです。

求人探し、応募書類の作成、面接対策などなど・・・

転職活動の準備だけで疲れてしまいますよね。

そこでオススメの方法は、転職エージェントを使った転職活動です。

面倒な作業を、全てプロに任せることができます。

転職エージェントって何?

転職エージェントとは、企業と求職者のマッチングを行う人材紹介サービスです。

転職のプロが転職成功のサポートをしてくれます。

例えば・・・

  • 求人選び
  • 非公開求人の提供
  • 会社の裏情報も分かる
  • 応募書類の作り方
  • 面接対策
  • スケジュール調整
  • 年収交渉

このような面倒なことも、転職エージェントは全てサポートしてくれます。

「でも、利用料金が高いのでは?」

心配いりません。転職エージェントの利用に料金は一切かかりません。

転職エージェントは無料で使える

転職エージェントの費用は、成功報酬として採用した企業が支払う仕組みです。

そのため、転職者の利用料は0円、無料で利用することができます。

無料なので、利用することにリスクはありません。

自分の市場価値に合った転職先が見つかる

あなたのスキルを総合的に判断し、最適な転職先を探す手伝いをしてくれます。

現状より好条件の企業、年収アップが可能な業界や職種も見つかりやすくなるでしょう。

自分では思いもよらなかった業種、違う職種に出会うことも可能です。

非公開の求人に応募できる

転職エージェントの求人は、80-90%が公開されていない非公開の求人です。

ハローワークや転職サイトでは見つからない、優良な求人に応募できます。

応募企業の裏情報を知ることができる

求人票だけではわからない、業界の動向や企業の方向性、成長性の情報。

転職企業の社風、社内の雰囲気、といった裏情報まで、幅広く教えてもらえます。

全ての求人は転職エージェントが審査済みのため、怪しい会社やブラック企業に引っかかる心配もありません。

書類選考の通過率が格段にアップ

キャリアアドバイザーが履歴書・職務経歴書を書くためのサポートを行ってくれます。

一人悩むことなく応募書類が作成ができるだけでなく、プロの目線から人事担当者を引きつける書き方を教えてくれます。

プロに添削を受けた応募書類により、書類選考の通過率が格段にアップします。

面接対策もバッチリ

面接に不安を感じる方のために面接指導を行ってくれます。模擬面接で予行演習も可能です。

応募する企業の面接情報や過去の質問事項・注意点なども事前に教えてくれます。

万全の面接対策により、本番の面接に安心して望むことができるでしょう。

面倒な企業とのやりとりは全てお任せ

在職中に転職活動をする場合、平日の仕事中に転職先企業と連絡がとりにくいのが普通です。

しかし、転職エージェントを使えば、面接スケジュール調整や連絡事項などは不要です。

転職企業とのやりとりは全てお任せできます。

年収アップや待遇の交渉も可能

一人で転職活動をする場合、応募先の企業に年収・待遇の交渉は言い出しにくいですよね?

こういったデリケートな交渉も、全て転職エージェントに任せることができます。

おすすめの転職エージェントは?

転職エージェントはリクルートエージェントがおすすめです。

リクルートエージェントは全国に拠点を持つ、転職エージェントの大手です。

求人サービスに強いリクルートグループによる、安心の実績と豊富な求人数が魅力です。

転職成功の実績 No.1

31万人を超える多くの転職者を成功に導いた、安心の転職ノウハウがあります。

1977年創業の歴史と実績により、企業との太いパイプがあるため圧倒的な求人数を誇ります。

業界トップクラスの求人数

全国160,000件以上の求人数があるため、どの業界でも求人探しに困ることがありません。

多くの求人情報を比較・検討することができるため、年収アップや理想の待遇の会社が見つけやすいです。

非公開の求人も100,000件以上あります。

リクルートエージェント限定の求人も多数あり、他では応募できない求人に出会うことができます。

成功実績No.1のサポート

業界・職種に対する専門的な知識をもった、実績豊富なキャリアアドバイザーによる安心のサポート。

自分が自覚していない、転職に有利なスキルや強みを導き出す手伝いをしてくれます。

ご自身の経験や思考に応じて、最適なキャリアプラン・転職先を見つけ、転職の成功に導きます。

キャリアアドバイザーからも、転職先の企業に強みをアピールしてくれます。

企業との交渉は全てお任せ

面倒な面接のスケジュール調整や、企業とのやり取りも全てお任せできます。

言いづらい年収交渉や、転職先に求める希望・要望なども、お任せできるので安心です。

他社では教えてくれない社風や残業時間の詳細など、転職先の情報提供もしてくれます。

入社日の調整、退職手続きのアドバイスまで、転職完了まで全面サポートしてくれます。

転職のプロを味方につけよう

一人で転職活動をする場合、孤独な戦いになります。

不採用が続いたり、悩んだ時にも誰にも相談できません。

転職エージェントを使うことで、いつでも転職のプロに相談できる環境が手に入ります。

プロの転職エージェントを味方につけることで、一人で転職活動をするよりも、安心して効率的に転職活動ができます。

心強い転職エージェントと一緒に、転職を成功させましょう。

転職エージェントの利用は全て無料です。まずは相談だけで利用するのもいいと思います。

プロに相談することで、新たな未来が切り開けるかもしれません。