女性を中心に人気が高い事務職は、ワークライフバランスという言葉が聞かれるようになってから、さらに人気が加速している職種です。
長く働く人も多いため採用枠が少ないこともあり、応募倍率が高めになっています。
そんな人気の事務職の内定を勝ち取るためには対策が必要です。
今回は、事務職に転職したい人が応募書類や面接でどんなことを意識すべきかをご紹介していきます。
目次
パソコンスキルは必須なので応募書類に必ず記載
事務職でパソコンを使わない日はほとんど無いと言っても過言ではありませんので、事務職に転職するならパソコンスキルは必須です。
オフィス系ソフトの基本的なスキルがあるかどうかは面接でもよく聞かれますので、応募書類の段階で記載しておくようにすると良いでしょう。
パソコン系の資格はスキルレベルの説明として使うには客観性があって便利です。
取っておいて損することはありませんが、事務職においてはさほど重要視されない傾向にあります。
企業によっては専用ソフトを利用する業務が主になり、入社してから使い方を覚えるしかない場合もあるからです。
ただ、基本的なスキルがなければソフトの操作を覚えるのも時間がかかってしまいますから、最低限のスキルは必要であると覚えておきましょう。
もちろん、強みと言えるぐらいの高いパソコンスキルがあれば、事務職の応募には大きな武器になることは言うまでもありません。
成績など客観的材料がないため資格が武器になる
パソコン系の資格についてはどちらでも良いと述べましたが、専門性の高い資格を持っているとアピールになるのが事務職の特徴です。
もちろん資格だけで採用されることはありませんが、営業や販売職と違って成績や売り上げ額など客観的にアピールできる「数字」がないため、資格がある意味客観的なスキルの証明になるのです。
ただし、何でもあれば良いというわけではなく、仕事に役立つ資格であることが重要です。
経理事務であれば簿記2級以上、総務であれば社会保険労務士などの法律系の資格が挙げられます。
事務職は成果がわかりにくく、モチベーションが保ちにくいと言われる職種でもありますから、勉強熱心で向上心が高いことのアピールにも役立ちます。
事務と言っても幅広い。担当業務については明確に
事務職と一口に言ってもその業務は幅広く、担当によっても異なります。
例えば大企業の総務であれば人事、労務、庶務と担当が分かれていることがありますし、中小企業の総務であれば経理も庶務もすべて任されることもあります。
担当業務や求められるスキルについては求人票などに記載されていることが多いので、しっかりと内容を確認した上で、自分の経験が活かせる事務職なのかイメージしておきましょう。
職務経歴書についても、担当してきた業務を明確に記載しましょう。
人事担当者が、自社で求めている人材とマッチしているのか判断することができます。
未経験は若年者でなければかなりの強みが必要
事務職は未経験歓迎と募集広告に記載されていることもありますし、実際に未経験であっても社内で学びながら仕事を覚えていくことができる仕事です。
ただし、未経験者で事務職に転職できるのは若年者層がメインです。
なぜなら事務職は今や大人気職種なので、募集を出せば応募者が殺到し、中には事務職経験者も多いからです。
若年者であるという強みがない未経験者の場合は、事務職経験者と勝負できる相応のスキルや強みが必要です。
今であればIT系に特化したスキルあればアピールできるでしょう。
他には、秘書経験などがあれば事務職に必要な一般常識や接遇マナーなどがあり、社内外の人との調整役として期待される可能性もあります。
社内外の人とのコミュニケーションが取れる人かどうか
事務職というとパソコンの前で入力作業をしているイメージがあるかもしれませんが、他部署のサポートという役割がありますので、社内の人とうまくやっていけるコミュニケーション能力が必要です。
例えば外出が多くなる営業の代わりに電話を取り、内容を的確に担当に伝えることも必要なスキルです。
面接官の質問の意図を理解し、要点をまとめて答えられるように練習しておきましょう。
また、頼まれた仕事を嫌な顔一つせずにやることは事務職にとって基本的なことですが、社内の雰囲気を良くするためにもとても大切なことです。
クセが強い人も多い専門職や営業などに対しても、冷静でにこやかな対応ができる人が求められます。
面接でも、感じがよくて周囲からも好かれそうな人、素直に仕事に取り組む姿勢があるかを見られます。
プラスαを添えられる人であることをアピール
事務職は積極的に営業活動をしたり、企画のように提案することがないと思われがちですが、決してそんなことはありません。
周囲から重宝される優れた事務職は、言われたことをやるだけでなく、プラスαの提案や気遣いなどを添えて仕事を依頼主に戻すこともあります。
ITの発展で業務が簡素化してきた時代だからこそ、事務職にも作業だけでなく提案力が求められていると言えるでしょう。
また、専門職への理解を深め、いかに他部署の仕事をサポートできるかに注力できる貢献意識の高い人が求められます。
これまでの経歴の中で、能動的に行ってきたこと、仕事をする上でいつも意識してきたことなどを伝えられると良いでしょう。
事務職としての適性があることを具体的エピソードでアピール
事務職に求められる資質は企業によっても異なりますが、応募先のニーズを確認した上で、それに対する適性があることをアピールしていきましょう。
例えば経理事務や給与担当の事務であれば、ミスが許されない細やかな仕事ぶりが求められます。
ミスなく精度の高い仕事をするために工夫をしてきたことや、それについて上司から褒められたなどの客観性のあるエピソードを交えて話すようにしましょう。
人気が高い事務職だからプロの力を借りよう
倍率が高い事務職の内定を勝ち取るには、一人でやみくもに転職活動をするには限界があります。
応募書類の添削や面接のアドバイスを行ってくれる転職エージェントを利用して、戦略的な転職活動をしていきましょう。
転職支援のプロであるエージェントを経由することで転職の成功確率が高まり、ライバルたちに差をつけることができます。
最後に
いかがでしたか？今回は、事務職の内定を勝ち取るために応募書類・面接で意識したいポイントをご紹介しました。
応募者が多いからこそ、他の応募者との差別化を意識し、貢献度が高い人材であることをアピールしていきましょう。
ぜひ参考にしてみてください。
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