「事務職にはパソコンスキルが必要」とよく言われます。

しかし、どの程度のパソコンスキルが必要なのか、どうアピールしていけば良いのか具体的には分からないという人も多いと思います。

そこで今回は、事務職の転職に必要なパソコンスキルの内容や、応募の際にパソコンスキルをアピールする方法について解説していきます。

事務職に求められるパソコンスキルとは?

一般的に事務職に求められるパソコンスキルとは、具体的にはエクセル、ワード、パワーポイント、アクセスの4つのソフトが使えるかどうかを問うケースが多いです。

もっとも多いのがエクセル、ワードの2つ、会議やプレゼンに参加する業務がある事務職であればパワーポイント、大量のデータを扱う業務であればアクセスとなります。

それぞれどのソフトを使った業務が多いのかは企業によるので一概には言えませんが、エクセル>ワード>パワーポイント>アクセスの重要度で鍛えていくのが良いかもしれません。

パワーポイントやアクセスまでは使わないという事務職もありますし、ワードよりエクセルが使える方が評価の対象になりやすいという傾向は少なからずあります。

ただ、ワードで基本的な文書を作成するのはできて当たり前という解釈もあるので、エクセルスキルを求められたからワードができなくていいということではありません。

あくまでも関わる業務内容によって必要なスキルを判断されると良いでしょう。

メールの使用状況もパソコンスキルの一つ

社内外とのメールのやり取りがどの程度発生していたのかも、パソコンスキルを見る上での判断材料となります。

ビジネスメールはタイトルの付け方や言葉遣い、添付ファイルの使い方など、細かい注意点がたくさんあるものです。

パソコンスキルとビジネスマナーの両方を確認できるという点で、現職でどの程度メールを使う機会があったのかも伝えると良いでしょう。

応募した企業の人事担当者とメールでのやり取りが発生する場合は、その時点でパソコンスキルやビジネスマナーを判断されていると思って慎重に行いましょう。

分かりやすい資格があれば便利?

パソコンスキルを簡単にアピールするには、資格があると便利ということはあります。

口でいくら「エクセルとワードの基本操作ができます。」と言っても、人によって基本のレベルも異なりますし、信憑性にも欠けるからです。

事務職でアピールできるパソコンの資格は色々ありますが、有名なところだとマイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)があります。

オフィス系ソフト開発元であるマイクロソフト社自らが実施していることや、知名度の高さを考えると、アピールしやすい資格になります。

MOS資格はさらにレベルやスキルの種類、バージョンなどで分類されているので、何のスキルをアピールしたいかによって目指すべきものが異なります。

受験制限などはなく環境があれば独学でも取得が可能なので、分かりやすいスキル証明になるものが欲しいという方はチャレンジしても良いでしょう。

資格がない場合にパソコンスキルをアピールするには?

資格はないけれど応募書類でパソコンスキルをアピールしたい場合には、使えるソフトや機能は何か、どんな書類を作成していたのか書類の種類を具体的に書くと良いでしょう。

<機能例>VLOOKUP関数、グラフ、ピボットテーブル、画像挿入など

<書類例>見積書、損益計算書、企画書など

また、OSやブラインドタッチ可能などの基礎情報も書いておくと分かりやすいです。

面接でパソコンスキルについて細かく聞かれる機会は多くはありませんが、同じく機能や書類の種類だけでなく、使用頻度なども伝えれば大体のスキルレベルが伝わるはずです。

ワードやエクセルのスキル証明を現物でしたい場合

多くはありませんが、ワードやエクセルを使った書類を何か見せてくださいと事前に言われるケースもあります。

詳細まで指定があればそれに沿ったものを作成すれば良いのですが、ざっくりとした指示しかない場合は何を作成すべきか悩むことがあります。

指示が不明確な場合、企業がどの程度のものを求めているのか分かりかねますので、案内状や見積書などのよく使われる書類を作成して提示すれば問題ないでしょう。

事務職でそれ以上のものを求める場合は何かしらの基準を示すのが普通で、ない場合は少々クセがある企業だと疑ってみるのも一つです。

現職で作った資料は持ち出しNG

前述したようにパソコンスキルを使って作成した書類を現物で求められた場合、今の会社で作成したものを何か見せればよいのでは?と考えるのは危険です。

どんな内容であれ、社内のものを外部に持ち込むのは情報漏えいの危険がありますし、守秘義務違反にも該当する可能性があります。

数字部分を消せばよいということでもありませんので、現職で作成したものをアピール材料に使うのはやめましょう。

自分で新しく作ったものを作成するのがルールです。

採用試験にパソコンテストがあるケースも

企業によっては、採用試験の一環としてパソコンテストを行う場合があります。

テストと言っても難しいものではなく、渡された書類と同じものを作成したり、時間内に何文字入力できるのかなどスピードや正確性を問うものが多いです。

これまでの仕事でパソコンを使う機会が多かったり、事務職経験がある人ならば大抵がクリアできることがほとんどです。

あくまでも「本当に基本操作ができるのか」という点を確認するためのものが多く、ワードとエクセルの2つが使えれば問題ないでしょう。

パワーポイントやアクセスのテストがある場合は、募集要項に「アクセス使える方」などと書かれていることがほとんどです。

使えないのに使えると言ってしまえば痛い目に合いますが、嘘をついていないのであれば特別な対策は必要ないでしょう。

人気の事務職は倍率が高いから転職エージェントを使うべき

事務職はどの企業でも大人気職種となっています。

パソコンスキルがいくらあってもそう簡単には内定をもらいにくい職種です。

転職活動をする際にはやみくもに応募するのではなく、転職エージェントのサポートを受けながら戦略的に攻めていきましょう。

応募書類の書き方や面接でのアピール方法など、役立つアドバイスをくれます。

最後に

いかがでしたか?今回は、事務職の転職に必要なパソコンスキルや応募の際のアピール方法についてご紹介しました。

人気の事務職に転職したい場合、やはりパソコンスキルは持っておかなくてはなりません。

応募先企業で求められるレベルを把握した上で、スキルアップやアピール方法を考えていきましょう。

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