凛とした佇まいで仕事ができるイメージの、秘書に憧れるという方もいらっしゃるでしょう。

女性のイメージが強い秘書ですが、最近は男性秘書も増えました。

今回は、そんな憧れの秘書に転職したい方のために秘書というお仕事をピンポイントで探っていきます。

秘書の種類にも色々ある

秘書と一言で言っても様々で、企業の役職者などのサポートをする役員秘書の他、医療秘書、議員秘書、弁護士秘書などがあります。

医療秘書に関しては秘書と名がつくものの医療事務的要素がほとんどで、イメージする秘書とは全く違うでしょう。

また議員秘書や弁護士秘書なども特殊ですので、今回は一般的に秘書としてイメージされる企業の役員秘書についてお話していきます。

秘書ってどんな仕事？

秘書の仕事は簡単に言うと、上司や管理職がスムーズに自分の業務を行うためのサポートをすることです。

社内外の人との面談の日程調整、必要な書類を作成、宿泊先の手配、清掃など、その仕事は多岐にわたります。社内での業務の他、上司の出張に同行して出張先での世話をすることなどもあります。

秘書になるにはどうすればいい？

秘書になる方法としては、就職先の企業で秘書課に配属される他、部署異動で秘書課に異動になる、転職者から秘書をピンポイントで採用する場合もあります。

他の秘書とともに一人の役職者を担当する場合の他、一人で数人の役職者を担当する、一人で一人の役職者を担当することもあります。秘書に求める仕事の度合いは、同じ企業内であっても担当する役職者によって大きく異なるということもあります。

秘書に転職するのに資格は必要か

秘書の資格と言うと「秘書検定」を思い浮かべる人もいるでしょう。しかしいわゆる秘書検定は「秘書技能検定」という名称の検定試験であり、秘書と言う仕事に就くための特殊な資格ではありません。秘書検定に合格していないからと言って秘書の仕事ができないというわけではないのです。

ただし秘書に必要な資質を理解したり、敬語や挨拶文の書き方など秘書に必要な知識は十分に学べる検定試験です。準1級からは面接もあり実践的に学ぶこともできますから、秘書に転職したいと考える方は是非勉強したい検定試験ではあります。

秘書検定の上級に合格していることは、面接の際に評価の対象になることは十分に考えられます。

その他、企業によってはTOEIC何点以上などの語学力を秘書に求める場合もあります。資格というよりは、その企業で求められる秘書の条件にあっているかどうかが重要です。

秘書に必要な資質とは？

秘書にはどんな人が向いているのでしょうか？必要な資質について見ていきましょう。

口が堅い

管理職のそばで働く秘書は、社内の機密情報を扱ったり、誰が社長を訪ねてきたかを知るなど社内外の重要な動きを知りうる立場にあります。そのため、その情報を絶対に誰にも漏らさない口の堅さが必須です。

それは社内の人に対してもそうですし、一歩社外にでてもいつ誰が聞いているかわかりませんから友人に何気なく話してしまうなどの軽率な行為も許されません。

また、口頭だけでなく、行動や雰囲気で悟られないなどの冷静な態度も常に求められます。

品のある明るさがあり感じの良い人

社内外の人と接することも多い秘書ですから明るく朗らかな雰囲気の人が向いています。企業のイメージともつながることにもなるからです。

ただし、明るいと言っても子供のような明るさではなく、品があって、包容力のあるような雰囲気の明るさです。役職者を訪ねてきた人に恥ずかしくないような雰囲気を持っているか、面接時に見られることもあります。

一歩先を読んで行動する力

上司や管理職に指示されたことだけを行うだけではなく、「恐らくこれが必要になるだろう」など一歩先を読む力と行動力が求められます。

高いコミュニケーション能力

忙しい役職者ですから一つ報告をするにしても、明確に短い言葉でしっかりと伝えなければなりません。自分で伝えたいことをしっかりして要点をまとめる力も必要です。

少しの行き違いが大きなミスにもつながりますから、正確に情報を伝えることも絶対条件です。

また、正しい敬語を使えることも必要になります。総合するとかなり高いコミュニケーション能力が必要な仕事と言えます。

秘書の給料事情は

役職者のそばでサポートをする仕事とは言え、秘書自身に役職がついているわけではないので、給与は社内規定通り支給されることがほとんどです。

ただ、秘書の中には語学や特殊な資格など特別なスキルを身につけている人もおり、その分給与が高くなるということは考えられます。

その場合でも「秘書だから」というよりは「本人のスキルが高いから」という意味での給与ですから、他の仕事に就くにしても同じことが言えます。

上司の秘書に対する考え方にもよりますが、出張などで休日出勤したり、上司が帰社するまで社内に残っていたりすることもあり大変なことも多い仕事です。そういう意味では割に合わない給与だと感じる人もいます。

秘書は残業代がでないという認識について

労働基準法では労働時間や休日の規定を定めていますが、その適用除外者に「機密の事務を取り扱う者」とあります。労働基準法第41条

つまり秘書は時間外労働をしても残業代ができない、休日出勤しても手当を払わなくても構わないと捉えることもできます。中にはこれを丸のみして秘書に対して基本給しか支払わないこともあります。

しかし、秘書と言っても業務の度合いが様々で、勤務時間がきちんと決められており、出張にも同行しないなど、「秘書業務を時間内に行うことを求められる秘書」と、常に上司と行動を共にし「上司と一体的な立場にある秘書」とでは全く違います。

秘書業務を行っているからと言って必ずしも労働基準法で言うところの「機密の事務を取り扱う者」には該当しないということは様々な裁判例にもあります。

転職活動時には、どのような扱いの秘書で、どのような給与体制になっているかはきちんと確認しましょう。

秘書として働かなくても秘書のようなことはできる

秘書というと、美しい知的な女性がジャケットを着て社長のそばに立っているというイメージを持たれる人もいることでしょう。テレビドラマなどでもそのようなイメージの秘書はよく登場します。そのイメージに憧れて秘書になりたいという女性は多いものです。

しかし実際の内勤業務としては、人に頼まれて書類整理やデータ入力をしたり、社外の人が訪ねてきたときの対応など、秘書でなくてもやるようなことも多くあります。例え秘書という名がつかなくても同じような業務に携わることは可能なのです。

「秘書」という肩書が欲しいだけなのか、それとも誰かをサポートをする仕事をしたいのか考えてみることもときには必要です。

秘書の仕事を探すなら転職エージェント活用

転職して秘書になりたいと思ったら、単に事務職を探すよりもその求人件数は減るということは覚悟しておきましょう。しかし、秘書を応募している企業は意外とあるものです。

特に事務職に強い転職エージェントでしたら、数ある求人の中から秘書を募集している企業を探すことができます。

また、キャリアコンサルタントに秘書限定で探してもらうことも可能です。秘書として転職するためには転職エージェントは是非活用しましょう。