仕事中に電話に出る機会は多いと思います。

電話対応のスキルは人によって大きく差がありますし、中には電話応対の仕事内の位置づけが低い場合が多いです。

そのため、あまり気を付けて電話に出なかったり、電話を面倒臭がって積極的に出ないというような人も見受けられます。

ベテランや役職者であれば、基本的に自分宛ての電話以外は出ないこともありますが、一般社員であれば電話に出ることで、仕事の評価も自分の能力も上げることができます。

さらに普段から電話応対に気を付けることで、転職活動時にも役立てることができます。

そこで今回は、転職にも役に立つ職場での電話応対のポイントを解説していきます。

電話を早くでること

電話はできるだけ早く出るようにするのが基本です。

昔はコール数をある程度鳴らしてから取るのがマナーだと言われることもありましたが、実際の現場では電話は早く出る方が顧客からの反応も良く、周囲からの仕事の評価も上がります。

特に新人や社歴が短い場合ほど電話は自分が出るのだという気持ちを持って出ることで、やる気やフットワークの軽さが評価されます。

ワントーン上げた声で話すようにすること

男女問わず電話は相手が見えませんから、ほんの少しの気の緩みが相手に怒っているように思われたり、不快感を与えてしまうことがあります。特に声のトーンには気を配るようにしましょう。

転職活動中には携帯電話の出方にも注意が必要です。面接の日程調整や問い合わせ事項があるときなど、企業の採用担当者から携帯電話に連絡が入ることもあります。

その際うっかりと普段の調子で出てしまうと、「あれ？普段はこんな調子なのかな？」と不信感を抱かせてしまうことにもなります。

家族や友人以外の番号から着信があった場合はいつも以上に気を付けて出るようにしましょう。

早口にならないように気をつける

相手がどんな人がわからない電話は時に緊張することもあります。

人は緊張すると早口になってしまう傾向がありますので、意識してゆっくり丁寧に話すように心がけましょう。

相手によっては早口が聞き取れずイライラしたり、不快に感じてしまうこともあります。

転職活動時の電話も採用がかかっていると思うと緊張して早口になってしまうかもしれません。

しかし、企業の採用担当は連絡事項の伝達や必要な情報を知りたいだけなので、感じよく必要なことをしっかりと伝えることに専念しましょう。

早口によって聞き返されたり、余計な時間を相手に取らせないように配慮が必要です。

必ずメモを取る

社会人であれば常識だと思いますが、電話を受けるときにメモを取ることを忘れてはいけません。会話に気を取られて内容を忘れてしまったり、聞き間違いが起きる可能性もあります。

また、取ったメモの内容で特に氏名や住所、電話番号などの重要な情報は必ず復唱するようにしましょう。

相手が急いでいる様子であると、つい雰囲気に流されて復唱をしない人がいますが、後々大きなミスにつながることもあります。

必ず復唱はするようにしましょう。

特に転職活動時の面接の日程などの連絡の場合は、聞き間違いがあって約束の時間に面接に行けないなどのミスは致命的です。

それを理由に不採用にされなかったとしても、大切な情報の伝達がしっかり行えない人物なのだと評価される可能性は大いにあります。

相手の言っている言葉が聞き取れないかったらしっかり確認

自分は気を付けていても、相手が早口だったり、声が小さく聞き取りにくいこともあるでしょう。そんな場合は「少々お電話が遠いようですが」と前置きした上でしっかりと聞き直すことが必要です。

職場で電話を頻繁に受けていると、相手の電波が悪かったり、相手の口調が聞き取りづらいなど、自分に落ち度がないにもかかわらず怒ってしまうような電話相手に遭遇することがあります。

しかし、情報をしっかり聞き返して必要な伝達を行う、対処をするなどしないと大問題に発展してしまうこともあります。ビジネスの場では単なる聞き間違いやうやむやにしては許されないことがあります。

怒っている相手に聞き返すことは勇気がいることかもしれませんが、仕事だと割り切るしかありません。

電話をつなぐ相手の状況を見て機転をきかせる

一般社員のうちは自分宛てに電話がかかってくるよりも、誰かに電話をつなぐ機会の方が多いかもしれません。

その際、保留にして自分の手から電話が離れたからと言ってそれで自分の役目が終わったと判断するのは社会人としては残念です。

つなぐ相手が込み入っている場合や、判断に時間のかかりそうな案件の場合には、折り返し電話をする旨をすぐに伝えるなどの対応が必要です。

たらいまわしにしたり、散々待たせた上で折り返し電話する旨を伝えても、相手は不快に感じてしまいます。

誰かにつなぐのではなく、自分宛ての電話の場合も同じです。すぐに答えられないと判断した場合や上司への確認が必要な場合などは後で連絡する旨を伝えて一旦電話を切るようにしましょう。

伝達事項は伝える前に自分でしっかりとまとめておく

短い情報を単純に伝えるだけの伝達であれば問題ないはずですが、伝達事項の中にはクレームや相手の要望がはっきりしない場合など、まとまった情報を伝える必要がある場面があります。

中には相手も自分が言いたいことがまとまっていない上に、電話を受ける側もよくわからないで、結局別の人から電話をかけ直し、相手に同じことを再度説明してもらうことになってしまうこともあります。

それでは電話の相手にも失礼ですし、こちらの手間にもなりますから避けたいことです。

電話応対中は集中して相手の言いたいことをしっかり聞きとり、それを自分の中で咀嚼してまとめ、伝達相手にわかりやすく伝えることが必要です。

これが意外とできない人が多いですが、常に訓練だと思って意識して行うようにしましょう。

このように、電話応対では正しい情報を聞き取り、とっさの判断と機転をきかせ、正確に次の人に伝えることが大切になってきます。

たかが電話と思うかもしれませんが、このような聞く力や判断力などは何度も電話にでることで養われますし、電話以外の業務でも役に立てることができます。

電話に出ることは会社のためですが、自分のスキルや能力をアップさせるためにも非常に効果的です。自分のためにも積極的に電話にでることをお勧めします。

電話応対のスキルを転職に役立てよう

転職活動時には電話応対のスキルや感じの良さが非常に役に立ちます。電話応対がしっかりできていると、敬語の基本も問題ないですし採用担当者に間違いなく良い印象を与えることができます。

もちろん電話の相手に採用権限がない場合もありますが、電話を受けた人に応募者の様子を確認する面接官もいますから気は抜けません。

また、普段から積極的に電話に出るなどしていると度胸がつきますから、面接の際に緊張しすぎて自分のアピールができなくなるということも少ないでしょう。

転職を考えている方は今の職場で電話応対の訓練を積極的にすることで自分の転職活動にも役立てることができるということを知っておいてください。

さらに転職を成功に導くには

電話応対以外でも転職の成功率をアップさせるためには、転職エージェントに登録しましょう。

応募書類の添削や面接時のアドバイスなどを無料で受けることができます。求人数も多いので希望の求人が見つかりやすいこともメリットです。

最後に

いかがでしたか？

今回は、転職活動にも役立つ職場での電話応対のポイントを解説してきました。どれも電話応対の基本的なことばかりですが、社会人でも意外とできていない人が多いです。

普段電話を意識して出ていなかったという方は、自分のスキルアップのためにも丁寧な電話応対を心がけてみてはいかがでしょうか。転職にも役立ててください。