内定をもらい今の会社の退職日が確定したら安堵感と希望で胸がいっぱいになるでしょうが、転職先での仕事のことばかり考えてもいられません。
引継ぎや残務整理などを行っていくことになります。
引継ぎを行うことは転職活動の最終仕上げとも言える段階の活動になりますので、しっかり取り組んでいきましょう。
今回は、引継ぎをどのように行っていくべきかその方法や注意点をまとめてご紹介していきます。
目次
なぜ引継ぎが必要なのか
引継ぎをしっかり行ってから辞めるということは、社会人としての責任を果たすということ以外にも、退職直前の不要なトラブルを避けるなど円満退職につながることになります。
今の会社の人とはいつどこで会ったり仕事で関わることがあるかは分かりませんから、退職前に悪い印象を持たれてしまわないようにしたいものです。
また、前の会社から頻繁に電話がかかってきたり呼び出しを受けていることが分かれば、計画的に引継ぎができなかったと思われてしまい、転職先での印象も悪くなります。
前の会社の人と親密にやり取りをすることで、今の会社の内情を言っていないかも気にされるところです。
もう辞める会社だから後のことは知ったことではないと思うかもしれませんが、引継ぎをしっかりやらないということは自分にとっても好ましくない事態を招くことがあるということなのです。
引継ぎっていつから始めていいの？
引継ぎをいつから始めるべきかについては、退職の意志を上司に伝えてからが大前提です。
内定がでたからと勝手に自分の判断で引継ぎを始めるべきではありません。
また、実際に後任に引き継ぐ時期についても上司と相談が必須です。
上司によっては退職ぎりぎりまで周囲に退職の事実を伏せておいてほしいと言ってくるケースもあり、引継ぎをしていることで退職が周囲にばれないようにすることもあるのです。
とは言え時間がない中で引き継ぐのは本人も後任も大変になってしまいます。
担当業務の整理やマニュアル作りなどは自分一人でもできますし、それなりに時間もかかります。
退職が決まった段階からコツコツと準備しておきましょう。
最初にやるべきはスケジュールを立てること
引継ぎでは、まずスケジュールを立てるところから始めます。
自分の担当業務を整理し、いつまでに誰に引き継ぐのか、上司と相談しながら計画を立てましょう。
この際、余裕を持たせたスケジュールを組むのがポイントです。
数日の余裕があれば突発的なことがあっても対応できますし、退職日数日前になると同僚や後輩から駆け込みで聞かれることもあるでしょう。
特に退職日直前は社内外への人たちへの退職の挨拶などでゆっくり引継ぎができないことも考えられます。
このスケジュールをしっかり立てておかないと、引継ぎが不十分なまま辞めることになり周囲に迷惑をかけてしまうことになります。
マニュアル化することが双方にとって吉
引継ぎは口頭だけでなく、必ずマニュアル化して書類やデータとして残すことが本人にとっても後任にとっても吉です。
後任は引き継いですぐに仕事が完璧にできるようになるわけではなく、しばらくは戸惑うことも多いはずです。
そんなときに前任者がいなくても、マニュアルを見れば仕事ができるという状態にしておきましょう。
また、4月や10月は職場内異動の辞令が多くでる時期でもあり、その前後での退職となると後任が明確に決まっていない場合もよくあります。
一旦誰かにまとめて引き継がせてから、職場内人事が落ち着いてから分担させることもあるのです。
後任としては、引き継いだ仕事が完璧にできるようになる前に、別の人に担当を引き継ぐケースもでてくるでしょう。
業務理解に漏れがある状態でさらに理解のない人に引継ぎをするのは、仕事の効率や質に悪影響を与えてしまいます。
かと言って、よくわからないことがあるたびに呼び出されたり電話がかかってくるようでは転職した本人も困ってしまいます。
このときにも、マニュアルがあれば残された人たちの中でスムーズに業務分けができるのです。
引継ぎ相手のスケジュールも考慮して
後任は自分の担当業務を行いながら引き継ぐこともありますから、自分のスケジュールだけで引継ぎを行うのではなく後任と相談しながら行うことが大切です。
事前に自分の退職までの間にどれぐらい引継ぎ時間を取れそうか確認した上で、その時間は必ず引継ぎをすると決めておきましょう。
先輩の退職など、自分も誰かからの仕事を引き継いだ経験はあるのではないでしょうか？
その際にどんなことが大変だったのか、もっと詳細なマニュアルが欲しかったとか、苦労したことを思い出してみましょう。
そうすることで、後任が困らないためにはどうすれば良いのかが見えてくるはずです。
上司にも引継ぎ内容を報告しておく
引継ぎは後任だけでなく上司にもその内容や完了報告をしておくべきです。
その際引き継ぎ書やマニュアルのコピー、データなどを上司にも渡しておくと良いでしょう。
後任が後輩の場合など、スキルや経験が不足していて引継ぎ業務をなかなか理解できないこともあります。
そのときに上司に内容を伝えてあれば適切な指示ができますし、ちゃんと引き継いでくれなかったなど不本意な陰口を叩かれることもありません。
営業の場合は取引先への挨拶も忘れずに
営業担当の場合は取引先へ後任者と一緒に退職の挨拶をすることが必要です。
辞める報告など社外の人には関係ないのでは？と思うかもしれませんが、社外の人にとっては本人が辞めることよりも今後の自社との取引に問題がないのかということが気になるです。
後任者を連れていくことで引継ぎがスムーズに行われていることのアピールになり、会社としての信頼も得られるようになります。
引継ぎも転職活動のうち。戸惑うことがあればエージェントに相談して
転職活動を転職エージェント経由で行う人は多いですが、エージェントは何も転職先を紹介してくれるだけではありません。
応募者が無事転職先に入社して問題なく仕事を始められるようになるまでサポートしてくれますから、転職までに困ったことがあれば相談してみましょう。
引継ぎ時のトラブルや悩み事も転職エージェントとしてはよく聞かれることです。
具体的なアドバイスをくれますから戸惑うことがあれば聞いてみるようにしてください。
最後に
いかがでしたか？今回は、内定後の引継ぎについて方法や注意事項をまとめてご紹介しました。
新しい職場で活躍するためにも、心残りのないようしっかりと引継ぎを行うことが大切です。
自分のためにも今の会社のためにも、完璧な引継ぎを目指しましょう。
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