応募書類で肝心なのは言うまでもなく、履歴書や職務経歴書などの中身です。

しかし、それは書類送付時の最低限のマナーを守ってこそ見られるというものです。

書類作成に力を使い果たしたのか、送付時のマナーがぐだぐだになってしまっているというケースは意外とあります。

応募書類は相手企業に届くことで送付が完了したと言えますから、ぜひ気を引き締めて書類送付を行ってください。

今回は、書類送付時のマナーとして、添え状の書き方、郵送時の注意点などをご紹介していきます。

郵送なら必須の添え状の書き方・注意点

書類持参の場合は必要ありませんが、郵送の場合は添え状作成が基本です。

転職組はビジネスマナーを見られますので、添え状の書き方や注意点を覚えておきましょう。

添え状に盛り込みたい内容、注意点

添え状に盛り込みたい内容としては、日付、宛先、氏名、連絡先、そして本文です。

注意点としては日付は履歴書や職務経歴書の日付と合わせて提出日にするということ、宛先は正式名称を記載し、担当者が分からない場合は「採用ご担当者様」として誰宛てなのかまで分かるようにします。

また、添え状のサイズは他の書類に合わせて体裁よくまとめましょう。

本文は頭語・結語である「拝啓・敬具」を使い、長々と書くことなくシンプルな挨拶文にしましょう。

<添え状挨拶文記載例>

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたび貴社の求人に応募させていただきたく、応募書類を送付申し上げます。

同封いたしました履歴書及び職務経歴書をご高覧のうえ、ぜひ面接の機会を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

※拝啓は左揃え、敬具は右揃えになります。

言葉の使い方には注意

細かい点ですが、書類の場合の言葉遣いには少し注意が必要なものがあります。

相手企業を指す話し言葉として「御社」という言葉を使いますが、書類やメールなど書き言葉の場合は「貴社」となります。

また、挨拶文で使われる「ご清栄」ですが、ご清祥やご盛栄など同じような言葉があります。

人によって見解が分かれるものではありますが、一般的にはご清祥は個人宛てに使われることが多いため、ビジネスの場では使う機会が少ないものです。

また、ご盛栄は経済的な豊かさを示す意味でビジネスでも使われることがありますが、応募先の企業によってはそぐわないという場合もあります。

「ご清栄」は個人宛て、団体宛てどちらにも使われることが多く比較的便利な言葉ですから、ご清栄を使うのが無難です。

添え状は、それによって選考に影響を与えるというわけではなく、最低限のマナーという位置づけのものです。

時候の挨拶に変化を持たせるなどするのも良いのですが、あまり個性を出す必要はなく一般的に使われるもので十分でしょう。

意外と守られていない郵送時のマナー

続いて書類を郵送する際の全体的なマナーについてお話していきます。

人によって意外と郵送マナーレベルに差がありますから、「この人はしっかりしている!」と思われるように完璧な状態で送るようにしましょう。

普通郵便で送るのは避けて

書類は郵送が基本的に多いですが、普通郵便で送ってくる人の多さに驚かされることがあります。

なぜなら応募書類は個人情報が盛りだくさんの超重要書類ですし、郵送の不手際などで応募先に届かない可能性も少なからずあるからです。

確実に届けるなら持参が一番ですが、忙しい時間の合間を縫っての転職活動のためなかなか難しいというものです。

重要な書類を郵送する場合は、引き受けと配達の記録が残る書留などを利用すると良いでしょう。

また、企業側としても送られてきた書類が普通郵便だと「重要書類を普通郵便で送るなんて常識がない人ではないか?」と思うことがあります。

郵送の安全性と常識レベルを示すためにも普通郵便は避けましょう。

封筒に書く文字も丁寧に見やすくを心がけて

中身の書類は丁寧に書かれていても、封筒の文字が雑な印象だとあまり良い感じがしません。

封筒に書く文字も企業の担当者にきちんと見られていますから、最後まで気を抜かず丁寧に書くようにしてください。

また、住所は都道府県から、会社名は株式会社などを略さず正式名称で書くのも基本です。

相手企業がどんな点を気にするのかはこちらには分からないわけですから「どんな相手にも通用する書き方」を意識することが大切になります。

また、裏に応募者の住所・氏名が記載されていないケースは意外と見られます。

郵送トラブルなど何かあったときに対処するためにも必ず書くようにしておきましょう。

封筒の宛名は担当者名まで記載すること

封筒の宛名を書く際、企業名さえ書いてあれば良いと思っていませんか?

応募先の企業が大きくなればなるほど、担当者名まで書いてあるというこのひと手間が非常に印象を左右します。

なぜなら、大企業では郵便窓口を総務などで一括して担当していることがあり、そこから各部署の担当に振り分けられることがよくあります。

企業名しか書かれていない郵送物で、なおかつ「応募書類在中」などと書かれていない、中身が予想できないものを調べるのは大変な作業です。

担当者の名前が分からなければ「採用ご担当者様」と必ず書くようにしてください。

相手企業への配慮ができる人がどうかが、封筒一つとっても見えてしまうのです。

封筒には順番通りに入れて

書類と封筒を用意したら、順番にも気を付けて封筒に入れましょう。

企業の採用担当者は大量に届いた応募書類を一つ一つ見ていくという作業を行いますから、順番が不ぞろいで揃える手間があることを嫌います。

上から添え状、履歴書、職務経歴書の順番で、他に提出を求められている書類があれば一番下になります。

また、悪天候時などに書類が濡れてしまうのを避けるため、クリアファイルに書類をはさんだ状態で封筒に入れれば完璧です。

切手の料金不足には注意して投函しましょう。

切手の料金不足で相手企業に迷惑をかけないためにも、万全を期すのであれば郵便窓口利用で確実に送付するのが好ましいです。

分からないことは転職エージェントに相談しよう

書類送付時のマナーをはじめ、転職活動をしていく中で分からないことがあれば転職エージェントに相談するのが安心です。

転職支援のプロである転職エージェントであれば、転職活動の基本的なマナーから採用担当者の心に響く書類作成のコツまで、様々な転職ノウハウを持っています。

困ったことがあれば相談に乗ってくれますからぜひ活用してみてください。

最後に

 

いかがでしたか?

今回は添え状の書き方や郵送時のマナーなど基本的な内容についてご紹介しました。

基本的なことですができていない人が一定数いるからこそ、ライバルたちに差をつけることができるとも言えます。

基本の書類送付マナーをぜひ押さえておいてください。

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